KSeF: nawet zmiana terminu płatności może wymagać faktury korygującej

W interpretacji z 10 lipca 2026 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.365.2026.1.MM) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za nieprawidłowe stanowisko podatnika, który wykluczał konieczność wystawienia faktury korygującej w obu tych przypadkach. Rozstrzygnięcie dotyczyło faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF. 

Pytanie spółki obejmowało dwa odmienne warianty. W pierwszym termin wskazany na fakturze nie odpowiadał ustaleniom obowiązującym już w chwili jej wystawienia. W drugim faktura prawidłowo odzwierciedlała warunki transakcji, lecz później kontrahenci uzgodnili inny termin zapłaty. W żadnym z wariantów nie zmieniały się podstawa opodatkowania, kwota VAT ani wartość brutto transakcji.

Spółka argumentowała, że termin płatności jest informacją fakultatywną, a jego zmiana nie spełnia przesłanek wystawienia faktury korygującej. DKIS odwołał się natomiast do art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, przewidującego korektę w przypadku stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Zdaniem organu pojęcie to obejmuje również dane zamieszczane dobrowolnie. W rezultacie zarówno błąd w pierwotnym terminie płatności, jak i późniejsza zmiana tego terminu powinny zostać odzwierciedlone fakturą korygującą.

Błąd i późniejsza zmiana ustaleń to dwie różne sytuacje

Argument dotyczący fakultatywnego charakteru terminu płatności nie rozstrzyga sprawy. Ustawodawca posłużył się bowiem szerokim określeniem „jakakolwiek pozycja faktury”, bez wyraźnego ograniczenia go do danych obowiązkowych. Można więc zgodzić się ze stanowiskiem, że błędny termin dobrowolnie zamieszczony na fakturze faktycznie powinien podlegać sprostowaniu.

Nie wyjaśnia to jednak, dlaczego obowiązek korekty miałby obejmować również późniejszą zmianę prawidłowo wskazanego terminu. Zakres danych podlegających korekcie i przesłanki jej wystawienia to odrębne kwestie. Nawet jeśli przepis obejmuje informacje fakultatywne, nadal wymaga stwierdzenia pomyłki.

Jeżeli strony początkowo uzgodniły 14-dniowy termin płatności i taki termin znalazł się na fakturze, późniejsze wydłużenie go do 60 dni nie oznacza samo w sobie, że dokument był błędny. Zmieniły się warunki umowy, a nie prawidłowość ich pierwotnego udokumentowania. W naszej ocenie utożsamienie tych sytuacji wymaga uzasadnienia, którego nie zastępuje ogólne odwołanie do potrzeby zachowania aktualności danych na fakturze.

„Powinność” bez obowiązku?

Dodatkowe wątpliwości wywołuje samo uzasadnienie interpretacji. Organ wskazał, że podatnik „może i powinien wystawić fakturę korygującą”, jednocześnie stwierdzając, że „nie ma jednak takiego obowiązku”. Powiązał następnie powinność skorygowania informacji opcjonalnych z ich istotnością dla stron transakcji. 

Takie rozróżnienie nie daje podatnikom jednoznacznej odpowiedzi. Jeżeli organ wywodzi obowiązek z art. 106j ustawy o VAT, powinien precyzyjnie wskazać spełnioną przesłankę ustawową. Jeżeli natomiast chodzi jedynie o zalecenie służące przejrzystości rozliczeń, należy wyraźnie oddzielić je od obowiązku prawnego. Praktyczna istotność informacji nie jest samodzielną przesłanką korekty wymienioną w tym przepisie.

Końcowy kierunek rozstrzygnięcia pozostaje niekorzystny dla spółki, jednak niejednoznaczne uzasadnienie utrudnia ustalenie faktycznego stanowiska organu.

Odmienne podejście niż w 2019 r.

Na uwagę zasługuje porównanie z interpretacją z 9 października 2019 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.440.2019.1.KBR). DKIS przyjął wówczas, że sprzedawca nie może dokonać zmiany terminu płatności poprzez wystawienie faktury korygującej. Pojęcie pozycji faktury podlegających korekcie wiązał z jej elementami obowiązkowymi. Dopuszczał natomiast wystawienie przez nabywcę noty korygującej, akceptowanej przez sprzedawcę. 

Otoczenie prawne od tego czasu się zmieniło. Od 1 lutego 2026 r. uchylono możliwość wystawiania not korygujących. Nie oznacza to jednak samo przez się, że każda późniejsza zmiana danych dodatkowych stała się pomyłką wymagającą faktury korygującej. 

Termin płatności nadal nie należy do danych obowiązkowych wymienionych w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Również samo funkcjonowanie KSeF nie stanowi odrębnej przesłanki korekty. W naszej ocenie likwidacja not i cyfryzacja fakturowania nie wystarczają więc do uzasadnienia stanowiska przyjętego w odniesieniu do późniejszych uzgodnień stron.

Co to oznacza w praktyce?

Interpretacja indywidualna nie ustanawia powszechnie obowiązującej reguły dla wszystkich podatników, ale sygnalizuje ryzyko przyjęcia podobnego podejścia w innych sprawach. Warto zatem zapewnić przepływ informacji o zmianach terminów płatności pomiędzy osobami uzgadniającymi warunki handlowe a zespołem odpowiedzialnym za fakturowanie.

Niezależnie od przyjętego sposobu postępowania należy zachowywać dokumentację nowych ustaleń oraz rozróżniać poprawienie pierwotnego błędu od późniejszej zmiany umowy. To rozróżnienie ma zasadnicze znaczenie dla oceny, czy rzeczywiście wystąpiła ustawowa przesłanka korekty.

Konkluzja

Największe zastrzeżenia budzi nie objęcie korektą błędnej informacji fakultatywnej, lecz potraktowanie późniejszej zmiany prawidłowych ustaleń tak, jakby była sprostowaniem pomyłki. W naszej ocenie stanowisko DKIS w tym zakresie wykracza poza to, co wynika z językowego brzmienia art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT. Wątpliwości dodatkowo pogłębia posługiwanie się przez organ pojęciem „powinności” przy jednoczesnym negowaniu obowiązku.

Podatnicy powinni otrzymać jednoznaczne wyjaśnienie, kiedy korekta jest wymagana przez prawo, a kiedy stanowi jedynie zalecany sposób aktualizacji informacji. Prawidłowa faktura nie staje się przecież błędna tylko dlatego, że kontrahenci później zmienili zdanie co do terminu zapłaty.