Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, data wystawienia faktury jest jednym z obowiązkowych jej elementów. Brak jej wykazania na fakturze powoduje, że taki dokument jest sprzeczny z przepisami. Przepisy określają również precyzyjne terminy, w których taka faktura powinna zostać wystawiona. Wykonanie tej operacji za wcześnie lub zbyt późno również skutkuje brakiem formalnej poprawności wystawionej faktury. 

Wskazane powyżej zasady nie zmienią się po wejściu w życie obowiązkowego KSeF. Przepisy wprowadzają jednak specyficzne zasady rozumienia tego pojęcia. Wiążą z nią również istotne konsekwencje mające wpływ na cały proces fakturowania i zagrożenie karami finansowymi.

Zasadą ogólną obowiązującą w KSeF jest uznanie faktury ustrukturyzowanej za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Trzeba przy tym pamiętać, że o fakturze ustrukturyzowanej możemy mówić dopiero w momencie, gdy został jej przydzielony numer identyfikujący w KSeF (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Tym samym, dopiero wysłanie i przydzielenie przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF sprawia, że dokument ten staje się fakturą ustrukturyzowaną a dostawca prawidłowo udokumentował czynność opodatkowaną VAT po jego stronie.

W świecie idealnym, w którym przygotowanie dokumentu we własnym systemie finansowo-księgowym i wysyłka faktur do KSeF (=wystawienie) ma miejsce w czasie rzeczywistym (w tym samym dniu), reguła ta jest w miarę prosta do interpretacji i zastosowania. Dzień przygotowania dokumentu w systemie jest równocześnie datą wystawienia faktury. Daty te pozostają ze sobą spójne. Pewna wątpliwość dotyczy przypadków, w których podatnik co prawda zainicjuje proces wysyłki dokumentu do KSeF w danym dniu (tożsamym z przygotowaniem faktury w systemie lokalnym), ale sam numer KSeF zostanie mu przydzielony później – zazwyczaj dnia następnego. Wówczas, zgodnie z wyjaśnieniami prezentowanymi przez MF, przez przesłanie faktury, o którym mowa w art. 106na ust. 1 ustawy o VAT należy rozumieć moment inicjacji wysyłki pliku do KSeF w ramach otwartej sesji i jego rejestracja „na bramce”. W takim przypadku, nawet jeżeli KSeF nada dokumentowi numer identyfikacyjny dopiero następnego dnia, to faktura będzie uznawana za wystawioną w dniu, w którym jej wysyłka do KSeF się rozpoczęła (zakładając oczywiście, że jest ona technicznie prawidłowa). Zobrazować to można następującym przykładem.

Przykład: Spółka zainicjowała wysyłkę danych w formacie XML ze swojego systemu do KSeF 2 lutego 2026 r. o godz. 23:55. Faktura została w tym samym momencie zarejestrowana przez bramkę KSeF. Z uwagi na opóźnienia w działaniu, KSeF taką fakturę zaakceptował (zwalidował i nadał jej numer identyfikujący) dopiero 3 lutego 2026 r. o godz. 00:05. Faktura jest uznana za wystawioną z wykorzystaniem KSeF z dniem 2 lutego 2026 r.  

O wiele bardziej skomplikowane i budzące w przeszłości duże zamieszanie są natomiast przypadki, w których moment przesłania faktury do KSeF różni się od daty wystawienia faktury zaprezentowanej na dokumencie przesyłanym do KSeF (pole P_1 faktury ustrukturyzowanej). Może się tak zdarzyć, jeżeli podatnik przygotuje dokument we własnym systemie lokalnym, ale prześle go do KSeF dopiero po kilku dniach. Nie mamy więc w takim przypadku do czynienia z fakturowaniem w KSeF w czasie rzeczywistym. Dochodzi wówczas do opóźnienia w komunikacji z KSeF.

Zgodnie z podejściem wynikającym z przepisów, w przypadku rozbieżności pomiędzy datą z pola P_1 na dokumencie przesyłanym do KSeF oraz faktycznym przesłaniem dokumentu do KSeF (data wykazana w P_1 jest wcześniejsza), faktura będzie automatycznie uznawana za wystawioną w trybie offline24 (art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT). Jej datą wystawienia będzie w takim przypadku data znajdująca się w polu P_1. Wskazana powyżej reguła ogólna nie ma więc do takich sytuacji zastosowania.

Przykład: Spółka zainicjowała wysyłkę danych w formacie XML ze swojego systemu do KSeF 2 lutego 2026 r. Data ta znalazła się również w polu P_1 dokumentu przesyłanego do KSeF. Przy czym faktyczne przesłanie dokumentu do KSeF nastąpiło dopiero 4 lutego 2026 r. Datą wystawienia tej faktury jest więc 2 lutego 2026 r. (pomimo przesłania jej do KSeF dopiero 4 lutego 2026 r.).

Na pierwszy rzut oka, kwestia ta wydaje się mieć znaczenie wyłącznie formalne, bez przełożenia na sytuację podatkową wystawcy faktury. Trzeba jednak pamiętać, że konsekwencją uznania takich faktur za faktury offline24 jest ryzyko sankcji. Przepisy wymagają bowiem, aby faktura offline24 została przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego liczonego względem daty z pola P_1. Jeżeli opóźnienie będzie większe (tak jak w zaprezentowanym przykładzie), to podatnik ryzykuje sankcją wynoszącą nawet do 100% kwoty VAT wynikającej z takiej faktury (art. 106ni ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT). 

Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!