Data sprzedaży na fakturze ustrukturyzowanej – trzy możliwe warianty

Data dokonania (zakończenia) dostawy towarów, wykonania usługi lub, w określonych przypadkach, otrzymania części lub całości zapłaty przed realizacją danego świadczenia to jeden z elementów faktury wystawianej dzisiaj oraz faktury wystawianej w KSeF. Datę tę należy jednak obowiązkowo wykazać jeżeli jest sprzedawcy znana i różni się od daty wystawienia faktury. Nie zawsze jest więc obowiązek prezentacji tzw. daty sprzedaży na fakturze.

Podobna reguła wynika ze struktury logicznej e-faktury, które wystawiane będą z wykorzystaniem KSeF. Pole zawierające tę informację może zostać niewypełnione. Z technicznego punktu widzenia, taki dokument powinien zostać przez KSeF zwalidowany. 

Jeżeli jednak data ta będzie na dokumencie przesyłanym do KSeF prezentowana, to schema przewiduje w tym zakresie trzy wzajemnie się wykluczające rozwiązania. Możliwy jest wybór tylko jednego z nich. To, który wariant pozostaje właściwy, zależeć natomiast będzie w dużej mierze od specyfiki danej transakcji oraz dotychczasowej praktyki stosowanej przez sprzedawców.  

Pierwsza opcja to przypadek najbardziej standardowy. Jeżeli dla całej faktury właściwa jest jedna data sprzedaży, to datę tę należy wykazać w dedykowanym do tego polu (element: Fa/P_6). Nie ma przy tym znaczenia, czy faktura dokumentuje jedno świadczenie czy kilka różnych zdarzeń opodatkowanych VAT. Tak długo, jak zostały one zrealizowane tego samego dnia, obowiązuje zasada jednej daty sprzedaży wspólnej dla całej faktury.  

Alternatywną jest skorzystanie z prezentacji w tym zakresie konkretnego przedziału czasowego. Zgodnie z wyjaśnieniami MF, opcja ta dedykowana jest do faktur dokumentujących świadczenia realizowanej w okresach rozliczeniowych (upływ danego okresu rozliczeniowego oznacza powstanie obowiązku podatkowego w VAT) oraz świadczeń wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, dla których obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą wystawienia faktury. W celu skorzystania z tej funkcjonalności należy w pierwszej kolejności wybrać odpowiednie pole (element: Fa/OkresFa) i w dalszym kroku wskazać obowiązkowo początek i koniec danego przedziału czasowego – obie wartości powinny być wykazane w formacie RRRR-MM-DD. W praktyce, oznacza to, że jeżeli faktura dotyczy świadczeń dokumentowanych fakturą, dla których strony umówiły się na miesięczny okres rozliczeniowy (np. październik 2025), to konieczne jest zarówno pola Fa/OkresFa/P_6_Od, w którym wskazany zostanie początek okresu rozliczeniowego (2025-10-01), jak i Fa/OkresFa/P_6_Do z informacją o jego zakończeniu (2025-10-31). Inny format danych (np. październik 2025) nie jest możliwy do zastosowania.

Trzecia i potencjalnie najrzadziej stosowana w praktyce opcja, to możliwość przypisania różnej daty sprzedaży do każdej z pozycji faktury (każdego wiersza). Jedną fakturą można bowiem dokumentować zdarzenia realizowane w różnych dniach. W takim przypadku konieczne jest uzupełnienie dla każdej linii informacji o tej dacie w polu Fa/FaWiersz/P_6A. Jeżeli więc faktura dokumentuje trzy różne dostawy towarów odpowiednio z 5 października, z 8 października i z 15 października, to każda ww. data może być na fakturze zaprezentowana odrębnie. W praktyce często oznacza to również różny moment powstania obowiązku podatkowego, a co za tym idzie różny kurs walutowy do przeliczenia wartości na złote (jeżeli faktura wystawiana jest w walucie obcej). 

Graficzne przedstawienie ww. informacji znajduje się poniżej:

Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!

‍