Benefity pracownicze bez składek? Uwaga na podejście ZUS

„Tańsze niż detaliczne” – kiedy benefit naprawdę korzysta ze zwolnienia?

Jednym z takich zwolnień jest to przewidziane w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek. Przepis ten pozwala wyłączyć z podstawy wymiaru składek korzyści materialne wynikające z regulaminów lub układów zbiorowych, polegające na możliwości zakupu „po cenach niższych niż detaliczne” niektórych artykułów, przedmiotów lub usług, a także korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Brzmi dobrze? W praktyce wiele firm stosuje to zwolnienie m.in. dla benefitów współfinansowanych przez pracowników. Jednak, jak to często bywa w przepisach prawa ubezpieczeń społecznych, praktyka ZUS wprowadza dodatkowe trudności.

Gdzie tkwi problem?

ZUS (a w ślad za nim – sądy) kwestionuje czasem prawo do skorzystania z tego zwolnienia. Główne wątpliwości dotyczą tego, czym są „niektóre artykuły, przedmioty lub usługi” oraz kto powinien być ich dostawcą.

W niektórych interpretacjach ZUS oraz wyrokach można znaleźć konserwatywne podejście. Sąd Najwyższy w wyroku z 27 listopada 2018 r. (I UK 319/17) oraz Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z 19 lipca 2016 r. (III AUa 1260/15) – wskazują, że uprzywilejowanie wynikające z tego przepisu dotyczy sytuacji, gdy pracownik uzyskuje dostęp do tańszych usług lub towarów oferowanych przez samego pracodawcę, a nie do szerokiej oferty rynkowej. Zdaniem sądu, mowa o takim rabacie, który wynika z relacji pracowniczej, a nie z umowy z zewnętrznym dostawcą.

Jeśli więc firma współfinansuje np. kartę sportową czy dostęp do platformy usługowej, której sama nie oferuje, pojawia się pytanie – czy wciąż mieści się to w zakresie zwolnienia? Czy ponoszenie przez pracownika częściowej odpłatności można utożsamić z zakupem „po cenach niższych niż detaliczne”?

Praktyka ZUS – raz konserwatywna, raz liberalna

Mimo konserwatywnej linii orzeczniczej, znamy przypadki, w których ZUS wydał pozytywne decyzje w analogicznych sytuacjach, np. w interpretacjach indywidualnych z 10 stycznia 2019 r. (WPI/200000/43/1388/2018) oraz 21 czerwca 2019 r. (WPI/200000/43/532/2019).

To pokazuje, że praktyka jest niejednolita, a ryzyko zakwestionowania przez ZUS istnieje. I może mieć kosztowne konsekwencje.

Co rekomendujemy? Weryfikację oferowanych pracownikom benefitów, ich opisu w regulaminach oraz rozważenie wystąpienia o interpretację indywidualną. Nie da się dziś wskazać jednoznacznie dominującego podejścia ZUS, ale dobrze przygotowany wniosek może zwiększyć szanse na uzyskanie korzystnej decyzji.

Karty lunchowe i posiłki – korzystne zwolnienie, ale z haczykami

Drugim popularnym zwolnieniem jest to z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego. Przepis ten wyłącza z podstawy wymiaru składek wartość:

• posiłków finansowanych przez pracodawcę, udostępnianych do spożycia (bez prawa do ekwiwalentu),
• bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych na zakup wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych, do wartości 450 zł miesięcznie.

To właśnie na tej podstawie wiele firm finansuje pracownikom karty lunchowe. Przepis nie określa dokładnie, czym jest „posiłek”, co powoduje sporo niepewności.

Podejście ZUS: łagodniej, ale nadal nie bez zastrzeżeń

ZUS przez długi czas wymagał bardzo szczegółowego dokumentowania wydatków – często łączyło się to z koniecznością zbierania paragonów czy wykazów, które miałyby stanowić potwierdzenie, że karta została użyta we właściwym celu. To skutecznie zniechęcało pracodawców. W ostatnich miesiącach jednak stanowisko ZUS w tej sprawie ulega liberalizacji – w najnowszych interpretacjach dopuszczono możliwość stosowania uproszczonych metod dokumentowania, np. poprzez wewnętrzny regulamin, które będą minimalizować ryzyko niewłaściwego użycia karty.

To dobra wiadomość, ale nie oznacza, że problem zniknął. Gdzie ZUS nadal widzi ryzyko?

1. Automaty vendingowe – ZUS odmawia zastosowania zwolnienia, jeśli pracownicy nabywają produkty z automatów ustawionych w miejscu pracy. Uznaje, że takie automaty nie są ani placówkami gastronomicznymi, ani handlowymi, a tylko takie dopuszcza par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia.
2. Czy batonik to posiłek? – ZUS wskazuje, że zwolnienie dotyczy gotowych do spożycia posiłków (np. dania obiadowe, kanapki, sałatki). Natomiast produkty takie jak makaron, ryż czy kasza – wymagające przygotowania – nie spełniają tego kryterium. Ryzykowne mogą być także przekąski – drożdżówki, batoniki, słodycze – choć można ich bronić w oparciu o szeroką definicję posiłku jako „czegoś, co zaspokaja głód”.
3. Napoje – naszym zdaniem ZUS może kwestionować objęcie zwolnieniem zakupu samodzielnego napoju (poza np. kompotem wydawanym do obiadu), ponieważ napoje nie zaspokajają głodu, a jedynie pragnienie.
4. Umowy z ajentem – jeżeli pracodawca współpracuje z ajentem stołówki, warto zadbać o precyzyjne określenie, że finansowane są „dania” lub konkretne „posiłki”, a nie „artykuły spożywcze”. Język użyty w umowie może mieć kluczowe znaczenie.

Podsumowanie – kiedy warto się zatrzymać?

Wiele firm oferuje benefity z przekonaniem, że są one korzystne pod kątem składek na ubezpieczenia społeczne. I często tak właśnie jest – ale tylko do momentu, kiedy ZUS nie zdecyduje inaczej.

Oba opisane przypadki – zarówno „tańsze zakupy” z § 2 ust. 1 pkt 26, jak i karty lunchowe z pkt 11 – pokazują, że stosowanie zwolnień nie zawsze jest w pełni bezpieczne. Granica między „posiłkiem” a „produktem spożywczym”, „współfinansowaniem” a „nabyciem po cenach niższych niż detaliczne” to przestrzeń interpretacyjna, w której bardzo łatwo o spór z organem.

Co możemy zrobić razem?

Jeśli oferujecie Państwo pracownikom benefity i korzystacie z wyłączeń przy ustalaniu podstawy naliczania składek – albo dopiero planujecie Państwo wdrożenie takiego systemu – warto go dobrze zaprojektować. Oferujemy kompleksowe wsparcie w:

• Przeanalizowaniu aktualnych regulaminów i procedur – pod kątem ryzyk w zakresie ubezpieczeń społecznych,
• Przygotowaniu wniosku o interpretację indywidualną – by zabezpieczyć interes pracodawcy,
• Opracowaniu systemu benefitowego – zgodnego z przepisami i korzystnego pod kątem ubezpieczeń społecznych.

‍

Zachęcamy do kontaktu!