Zamknij
Ta strona wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies, które są wymagane do jej prawidłowego działania. Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności.
Zgadzam się
Nowe zasady fakturowania wprowadzane przez KSeF oznaczają daleko idące zmiany nie tylko dla sprzedawców. Nie mniej istotne będzie przygotowanie się do odbierania faktur ustrukturyzowanych według nowych reguł i z wykorzystaniem KSeF jako centralnej platformy pośredniczącej między sprzedawcą a nabywcą. Prawidłowy obieg faktur zakupowych ma kluczowe znaczenie zarówno z punktu widzenia podatkowego jak i biznesowego całej organizacji.
Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie służące nie tylko do wystawiania faktur. Z jego wykorzystaniem faktury będą również przez podatników odbierane (otrzymywane). Ideą tej platformy jest bowiem stworzenie swego rodzaju obiegu zamkniętego w zakresie faktur – rejestru (platformy) umożliwiającej dostęp do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do obrotu. Właściwa integracja z KSeF ma więc istotne znaczenie nie tylko dla wystawców faktur, ale też dla ich odbiorców.
Czy to oznacza, że nabywcy będą zobowiązani do odbierania i pobierania faktur z KSeF na zasadzie lustrzanego odbicia obowiązków leżących po stronie podmiotów wystawiających faktury ustrukturyzowane? I tak, i nie.
Dlaczego tak? Bo pamiętać należy, że KSeF zmienia dotychczasowe rozumienie pojęcia faktury. Fakturą (w formie ustrukturyzowanej) będzie bowiem dokument znajdujący się w KSeF (w formacie XML). Skoro więc faktura jest dla nabywcy kluczowa m.in. z punktu widzenia procesów księgowych oraz płatności, to kluczowe znaczenie ma dla niego faktura, której źródłem pochodzenia jest KSeF, i która w KSeF została otrzymana. Posługując się stosowaną niejednokrotnie w dzisiejszej praktyce terminologią – KSeF zapewni dostęp do oryginału faktury. Wszelkie inne dokumenty, nawet jeżeli generowane będą na podstawie faktury ustrukturyzowanej w KSeF a zakres ich informacji pozostanie taki sam, stanowić będą wyłącznie wizualizację (obraz) oryginału faktury KSeF. W związku z tym, to zakupowa faktura ustrukturyzowana znajdująca się w KSeF powinna być podstawowym dokumentem wykorzystywanym przez nabywcę jako dowód realizacji danej transakcji.
W oparciu o nią należy też dokonywać wszelkich rozliczeń podatkowych. To KSeF wyznacza bowiem datę otrzymania faktury mającą kluczowe znaczenie dla ustalenia prawidłowego momentu realizacji prawa do odliczenia VAT. Konieczne jest więc posiadanie w wykorzystywanym systemie finansowo-księgowym odpowiedniej funkcjonalności pozwalającej na dostęp do faktur zakupowych znajdujących się w KSeF, ich weryfikację merytoryczną, zaksięgowanie, rozliczenie podatkowe oraz skierowanie do płatności. Każdy z tych procesów będzie bowiem w mniejszym lub większym stopniu powiązany z fakturą znajdującą się w KSeF. W tym zakresie można więc powiedzieć, że KSeF i znajdujące się w nim faktury będą tworzyć system zamknięty. Zobrazować to można w następujący sposób:
Dlaczego pojawiają się argumenty mówiące o tym, że obowiązku odbierania faktur w KSeF nie będzie? Po pierwsze, nie każda faktura będzie mogła zostać otrzymana w KSeF. Dostawcy zagraniczni nieposiadający w Polsce tzw. stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej do celów VAT prawdopodobnie faktur w KSeF nie będą w ogóle wystawiać. W związku z tym, faktury dokumentujące zakupy zagraniczne (m.in. WNT i import usług) będą musiały być odbierane poza KSeF (w sposób dotychczasowy). Istnieje również szereg wyjątków krajowych, w których polski sprzedawca również nie będzie zobowiązany do wystawienia faktury w KSeF. Na to wszystko nakłada się jeszcze fazowanie wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Po drugie, nawet w przypadkach, w których dostawca (sprzedawca) będzie zobowiązany do wystawienia faktury w KSeF ale tego z jakichkolwiek przyczyn nie zrobi, to zgodnie z dominującą obecnie linią interpretacyjną, nabywcy i tak będzie przysługiwało odliczenie VAT z faktury otrzymanej poza KSeF (zob. m.in. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 4 marca 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA). Na sprzedawcy będą z tego tytułu ciążyły sankcje pieniężne, ale nabywca nie będzie w obszarze VAT ponosił negatywnych konsekwencji zaniedbań podmiotu nierealizującego swoich obowiązków ustawowych w postaci wysyłki do KSeF. W takich przypadkach nabywca również będzie musiał bazować na fakturze otrzymanej poza KSeF.
Naszym zdaniem, właściwym podejściem jest bazowanie i pobieranie faktur zakupowych w KSeF (w odniesieniu do transakcji, gdzie jest to możliwe czyli zasadniczo zakupy krajowe). Wymiana faktur poza KSeF powinna następować wyłącznie wyjątkowo i w uzasadnionych przypadkach. Nie zalecamy również dokonywania z dostawcą ustaleń skutkujących podwójnym fakturowaniem, tj. wystawianiu faktury w KSeF oraz dodatkowym i automatycznym generowaniu „na wszelki wypadek” wizualizacji np. w formacie PDF przekazywanych dotychczas stosowanym kanałem wymiany faktur. Raz, że stoi to w sprzeczności z samą ideą KSeF, a dwa że może powodować u nabywcy dodatkowe komplikacje związane z obiegiem dokumentów, błędy polegające na niewłaściwym ustaleniu daty otrzymania faktury, potencjalne ryzyko podwójnego księgowania (odliczenia VAT) z tego samego dokumentu, zdublowane płatności itp. W początkowym etapie funkcjonowania obowiązkowego KSeF pewnie od takiego podwójnego fakturowania nie będzie dało się uciec. Docelowo jednak, całe fakturowanie powinno zostać oparte o KSeF – zarówno dla dostawcy jak i nabywcy. Im szybciej taki model zostanie wdrożony w praktyce, tym lepiej dla wszystkich.
Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!
