Nowe zasady fakturowania wprowadzane przez KSeF oznaczają daleko idące zmiany nie tylko dla sprzedawców. Nie mniej istotne będzie przygotowanie się do odbierania faktur ustrukturyzowanych według nowych reguł i z wykorzystaniem KSeF jako centralnej platformy pośredniczącej między sprzedawcą a nabywcą. Prawidłowy obieg faktur zakupowych ma kluczowe znaczenie zarówno z punktu widzenia podatkowego jak i biznesowego całej organizacji.
Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie służące nie tylko do wystawiania faktur. Z jego wykorzystaniem faktury będą również przez podatników odbierane (otrzymywane). Ideą tej platformy jest bowiem stworzenie swego rodzaju obiegu zamkniętego w zakresie faktur – rejestru (platformy) umożliwiającej dostęp do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do obrotu. Właściwa integracja z KSeF ma więc istotne znaczenie nie tylko dla wystawców faktur, ale też dla ich odbiorców.
Czy to oznacza, że nabywcy będą zobowiązani do odbierania i pobierania faktur z KSeF na zasadzie lustrzanego odbicia obowiązków leżących po stronie podmiotów wystawiających faktury ustrukturyzowane? I tak, i nie.
Dlaczego tak? Bo pamiętać należy, że KSeF zmienia dotychczasowe rozumienie pojęcia faktury. Fakturą (w formie ustrukturyzowanej) będzie bowiem dokument znajdujący się w KSeF (w formacie XML). Skoro więc faktura jest dla nabywcy kluczowa m.in. z punktu widzenia procesów księgowych oraz płatności, to kluczowe znaczenie ma dla niego faktura, której źródłem pochodzenia jest KSeF, i która w KSeF została otrzymana. Posługując się stosowaną niejednokrotnie w dzisiejszej praktyce terminologią – KSeF zapewni dostęp do oryginału faktury. Wszelkie inne dokumenty, nawet jeżeli generowane będą na podstawie faktury ustrukturyzowanej w KSeF a zakres ich informacji pozostanie taki sam, stanowić będą wyłącznie wizualizację (obraz) oryginału faktury KSeF. W związku z tym, to zakupowa faktura ustrukturyzowana znajdująca się w KSeF powinna być podstawowym dokumentem wykorzystywanym przez nabywcę jako dowód realizacji danej transakcji.
W oparciu o nią należy też dokonywać wszelkich rozliczeń podatkowych. To KSeF wyznacza bowiem datę otrzymania faktury mającą kluczowe znaczenie dla ustalenia prawidłowego momentu realizacji prawa do odliczenia VAT. Konieczne jest więc posiadanie w wykorzystywanym systemie finansowo-księgowym odpowiedniej funkcjonalności pozwalającej na dostęp do faktur zakupowych znajdujących się w KSeF, ich weryfikację merytoryczną, zaksięgowanie, rozliczenie podatkowe oraz skierowanie do płatności. Każdy z tych procesów będzie bowiem w mniejszym lub większym stopniu powiązany z fakturą znajdującą się w KSeF. W tym zakresie można więc powiedzieć, że KSeF i znajdujące się w nim faktury będą tworzyć system zamknięty. Zobrazować to można w następujący sposób:
Dlaczego pojawiają się argumenty mówiące o tym, że obowiązku odbierania faktur w KSeF nie będzie? Po pierwsze, nie każda faktura będzie mogła zostać otrzymana w KSeF. Dostawcy zagraniczni nieposiadający w Polsce tzw. stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej do celów VAT prawdopodobnie faktur w KSeF nie będą w ogóle wystawiać. W związku z tym, faktury dokumentujące zakupy zagraniczne (m.in. WNT i import usług) będą musiały być odbierane poza KSeF (w sposób dotychczasowy). Istnieje również szereg wyjątków krajowych, w których polski sprzedawca również nie będzie zobowiązany do wystawienia faktury w KSeF. Na to wszystko nakłada się jeszcze fazowanie wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Po drugie, nawet w przypadkach, w których dostawca (sprzedawca) będzie zobowiązany do wystawienia faktury w KSeF ale tego z jakichkolwiek przyczyn nie zrobi, to zgodnie z dominującą obecnie linią interpretacyjną, nabywcy i tak będzie przysługiwało odliczenie VAT z faktury otrzymanej poza KSeF (zob. m.in. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 4 marca 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA). Na sprzedawcy będą z tego tytułu ciążyły sankcje pieniężne, ale nabywca nie będzie w obszarze VAT ponosił negatywnych konsekwencji zaniedbań podmiotu nierealizującego swoich obowiązków ustawowych w postaci wysyłki do KSeF. W takich przypadkach nabywca również będzie musiał bazować na fakturze otrzymanej poza KSeF.
Naszym zdaniem, właściwym podejściem jest bazowanie i pobieranie faktur zakupowych w KSeF (w odniesieniu do transakcji, gdzie jest to możliwe czyli zasadniczo zakupy krajowe). Wymiana faktur poza KSeF powinna następować wyłącznie wyjątkowo i w uzasadnionych przypadkach. Nie zalecamy również dokonywania z dostawcą ustaleń skutkujących podwójnym fakturowaniem, tj. wystawianiu faktury w KSeF oraz dodatkowym i automatycznym generowaniu „na wszelki wypadek” wizualizacji np. w formacie PDF przekazywanych dotychczas stosowanym kanałem wymiany faktur. Raz, że stoi to w sprzeczności z samą ideą KSeF, a dwa że może powodować u nabywcy dodatkowe komplikacje związane z obiegiem dokumentów, błędy polegające na niewłaściwym ustaleniu daty otrzymania faktury, potencjalne ryzyko podwójnego księgowania (odliczenia VAT) z tego samego dokumentu, zdublowane płatności itp. W początkowym etapie funkcjonowania obowiązkowego KSeF pewnie od takiego podwójnego fakturowania nie będzie dało się uciec. Docelowo jednak, całe fakturowanie powinno zostać oparte o KSeF – zarówno dla dostawcy jak i nabywcy. Im szybciej taki model zostanie wdrożony w praktyce, tym lepiej dla wszystkich.
Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!
