Zmiany w Kodeksie pracy: nowe zasady ustalania stażu pracy od 2026 roku

Zmiana ta wychodzi naprzeciw wieloletnim postulatom pracowników i ekspertów rynku pracy, by różne formy zarobkowania miały wpływ na uprawnienia pracownicze. Nowelizacja przynosi jednak również konkretne obowiązki i wyzwania dla działów kadr, zwłaszcza w kontekście przepisów przejściowych i obowiązków dokumentacyjnych.

Czego dotyczy nowelizacja?

Nowy art. 302¹ Kodeksu pracy określa katalog okresów, które będą wliczane do stażu pracy, niezależnie od tego, że nie były to okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Wśród nich znalazły się m.in.:

• okresy prowadzenia działalności gospodarczej, a także okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą tę działalność, pod warunkiem opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
• okresy wykonywania umów agencyjnych, umów zlecenia, i innych umów o świadczenie usług, jeżeli wiązały się z odprowadzaniem składek emerytalno-rentowych,
• okresy wykonywania pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Każdy z tych okresów musi zostać oczywiście odpowiednio udokumentowany.

Wpływ nowelizacji na uprawnienia pracownicze

Wliczenie wymienionych wyżej okresów do stażu pracy oznacza, że pracownik może nabyć szereg uprawnień wcześniej niż dotychczas. Dotyczy to m.in.:

• prawa do dłuższego urlopu wypoczynkowego (np. 26 zamiast 20 dni) lub urlopu wychowawczego,
• dłuższych okresów wypowiedzenia umowy o pracę,
• odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę i odprawy pośmiertnej,
• uprawnień wynikających z regulaminów pracy i wynagradzania, jeżeli są one u danego pracodawcy uzależnione od długości zatrudnienia.

Przepisy przejściowe – kluczowe znaczenie terminów

Nowe przepisy przewidują szczegółowy mechanizm przejściowy, który ma na celu uporządkowanie procesu wliczania wcześniejszych okresów do stażu pracy.

24 miesiące na udokumentowanie

Pracownicy, którzy w dniu wejścia w życie ustawy lub – w przypadku pracodawców prywatnych – pierwszego dnia miesiąca po upływie sześciu miesięcy od ogłoszenia ustawy, tj. w dniu 1 maja 2026 r. są zatrudnieni u danego pracodawcy, mają 24 miesiące na przedstawienie mu dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy działalności zawodowej. Po tym terminie uwzględnienie takich wcześniejszych okresów nie będzie już możliwe.

Wpływ na procesy trwające

Nowelizacja wyłącza zastosowanie nowych przepisów do:

• naborów wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy – nowe okresy nie będą uwzględniane przy ocenie stażu wymaganego od kandydatów na określone stanowiska,
• trwających okresów wypowiedzenia – długość wypowiedzenia pozostaje określona według zasad obowiązujących w dniu jego rozpoczęcia.

Weryfikacja dokumentów – rola działu HR

Podstawowym dokumentem potwierdzającym wcześniejsze okresy aktywności będzie zaświadczenie wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Osoba ubiegająca się o zaliczenie dodatkowych okresów do stażu pracy powinna złożyć wniosek o wydanie takiego zaświadczenia w formie elektronicznej poprzez system teleinformatyczny udostępniony przez ZUS.

Jak wyjaśnia MRPiPS, ZUS będzie wydawał zaświadczenia wyłącznie na podstawie już posiadanych informacji, bez korzystania z dodatkowych dokumentów i bez prowadzenia odrębnych postępowań. W efekcie okres stażu pracy, który nie zostanie uwzględniony w zaświadczeniu, pracownik będzie musiał potwierdzić i udokumentować samodzielnie.

Weryfikacja przedstawionych dokumentów będzie zadaniem pracodawcy, najczęściej działu kadrowego, i w praktyce może okazać się skomplikowanym procesem, przede wszystkim ze względu na brak jednoznacznych wytycznych dotyczących kryteriów oceny i sposobu weryfikacji przedstawionych dowodów. Pracodawcy będą musieli sami ustalać standardy postępowania, oceniać autentyczność i kompletność dokumentów oraz podejmować decyzje w sprawach, które często będą obarczone dużym marginesem interpretacyjnym. 

W przypadku wątpliwości pracodawca nie powinien działać uznaniowo. Kluczowe będzie opracowanie wewnętrznych procedur przyjmowania i weryfikacji dokumentów. Procedury te powinny precyzować, jakie dokumenty mogą zostać uznane, w jaki sposób należy weryfikować ich prawdziwość oraz jak dokumentować podjęte decyzje, aby zapewnić jednolite i transparentne podejście do każdego wniosku.