Kiedy faktura ustrukturyzowana będzie otrzymana w KSeF?

Z treści przepisów wynika, że prawidłowe ustalenie momentu realizacji prawa do odliczenia VAT wymaga zaistnienia dwóch przesłanek. Po pierwsze, po stronie dostawcy musi powstać obowiązek podatkowy z tytułu realizowanej przez niego czynności opodatkowanej. Po drugie, nabywca musi dysponować prawidłową formalnie fakturą potwierdzającą realizację transakcji. W praktyce, to właśnie moment otrzymania faktury jako późniejszy z ww. determinuje, w rozliczeniu za jaki okres rozliczeniowy (miesiąc, kwartał) możliwe jest odliczenie VAT. 

Podejście podatników do ustalenia tej daty jest zróżnicowane i często uzależnione od formy otrzymywanej faktury. W przypadku faktur elektronicznych, za moment ten najczęściej uznawano dzień wpływu faktury na daną skrzynkę pocztową lub wykorzystywaną platformę do obsługi faktur. Przy fakturach papierowych, decydujące znaczenie miał moment faktycznego wpływu papierowego egzemplarza do organizacji. 

Począwszy od 1 lutego 2026 r., w przypadkach gdy obie strony zobowiązane będą do korzystania z KSeF, data otrzymania faktury będzie wyznaczana przez KSeF. Zgodnie bowiem z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uważa się za otrzymaną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego – numeru KSeF (KSeF ID). Oznacza to, że pozytywna walidacja pliku XML przesyłanego przez podmiot wystawiający fakturę z wykorzystaniem KSeF potwierdzona nadaniem temu plikowi KSeF ID będzie równoznaczna z tym, że faktura ta została przez nabywcę otrzymana. Nie ma znaczenia czy i kiedy nabywca zapoznał się z taką fakturą. Moment otrzymania faktury ustrukturyzowanej nie jest bowiem związany z faktycznym zapoznaniem się z nią przez nabywcę a z czynnością techniczną – przyjęciem (akceptacją) faktury przez KSeF. 

Warto w tym miejscu zaznaczyć jeszcze, że KSeF nie będzie samodzielnie generował powiadomień o otrzymaniu faktury. Rolą nabywcy jest prawidłowa obsługa KSeF i wprowadzenie takich procedur oraz rozwiązań informatycznych, które zapewnią prawidłową integrację z KSeF, w tym uniknięcie potencjalnych opóźnień lub błędów w identyfikacji daty otrzymania. 

Prawidłowa identyfikacja daty otrzymania faktury jest kluczowa. Nie ma tutaj drogi na skróty i konieczne jest bazowanie na danych importowanych bezpośrednio z KSeF. Jakiekolwiek uproszczenia mogą generować błędy. Dlaczego? Najlepiej zobrazują to poniższe przykłady.

Przykład: Sprzedawca wystawia fakturę w trybie online. Wskazuje na niej jako datę wystawienia (pole P_1) 2 lutego 2026 r. Tego samego dnia przesyła ją do KSeF. KSeF akceptuje ją i nadaje jej numer identyfikujący w KSeF 2 lutego 2026 r. 

Ww. przykład to rozwiązanie modelowe i idealne. Sprzedawca wystawił i przesłał fakturę do KSeF tego samego dnia. KSeF fakturę od razu (tego samego dnia) zwalidował. W tym samym dniu (2 lutego 2026 r.) została też otrzymana przez nabywcę. 

Ale nie zawsze tak będzie.

Przykład: Sprzedawca wystawia fakturę w trybie online. Wskazuje na niej jako datę wystawienia (pole P_1) 2 lutego 2026 r. Z uwagi na przyjęte procedury fakturowe i ustawienia systemowe, faktury są tego samego dnia w godzinach nocnych przesyłane do KSeF. Wysyłka faktury do KSeF nastąpiła 2 lutego o 23:56. KSeF taką fakturę zwalidował i nadał jej numer dopiero 3 lutego 2026 r. o godzinie 00:02. 

Powyższy przykład obrazuje, dlaczego data przesłania faktury do KSeF (zaszyta w strukturze numeru KSeF) nie da nam prawidłowej informacji o dacie jej otrzymania. Faktura została bowiem do KSeF przesłana 2 lutego, ale otrzymana dopiero 3 lutego 2026 r. Jeżeli obie te czynności mają miejsce w tym samym miesiącu, to błędne rozpoznanie daty otrzymania schodzi na dalszy plan. Problemy zaczynają się w momencie gdy miesiące te są różne co może nastąpić w przypadku fakturowania w ostatnim dniu miesiąca i potencjalnego sporego obłożenia KSeF w tym czasie. 

Jeszcze inny przypadek.

Przykład: Sprzedawca wystawia fakturę w trybie online. Wskazuje na niej jako datę wystawienia (pole P_1) 2 lutego 2026 r. Fakturę do KSeF przesłał jednak dopiero 3 lutego 2026 r. przez co KSeF potraktował ją jako faktura offline24. Tego samego dnia (3 lutego 2026 r.) KSeF potwierdził jej prawidłowość i nadał numer KSeF. 

Datą otrzymania takiej faktury ustrukturyzowanej przez nabywcę jest 3 lutego. Nie ma znaczenia data wystawienia wskazana przez sprzedawcę (data z pola P_1).

Żeby to jeszcze bardziej skomplikować, to trzeba zaznaczyć, że jeszcze inna reguła obowiązuje w przypadku nabywców nieobjętych obowiązkiem korzystania z KSeF (np. podmioty zagraniczne zarejestrowane w Polsce do VAT). Sprzedawca z jednej strony musi wystawić fakturę w KSeF. Dodatkowo, przesłany do KSeF dokument powinien przekazać takiemu nabywcy w sposób z nim uzgodniony. I dopiero to przekazanie oraz odebranie faktury poza KSeF będzie z perspektywy podmiotu nieobjętego KSeF momentem otrzymania faktury istotnym do VAT.

Przykład: Podatnik wystawia fakturę w trybie online 2 lutego 2026 r. i tego samego dnia przesyła ją do KSeF. Numer KSeF zostaje nadany również 2 lutego 2026 r. Faktura dotyczy jednak nabywcy z siedzibą poza Polską. Sprzedawca przesyła mu dokument w formie załącznika PDF do wiadomości e-mail w dniu 4 lutego 2026 r. W tym przypadku datą otrzymania faktury jest 4 lutego 2026 r., czyli dzień, w którym nabywca faktycznie otrzymał dokument.

Na to wszystko nakładają się jeszcze tryby niestandardowe, które przewidują swoje własne reguły i wymagają stworzenia odrębnych procesów. Ale o tym już w kolejnym wpisie.

Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!