Krajowy System e-Faktur jest nowym rozwiązaniem przygotowanym przez Ministerstwo Finansów, które ma na celu cyfryzację i ujednolicenie obiegu faktur. Wiele wskazuje na to, że od przyszłego roku zdecydowana większość podmiotów będzie miała obowiązek wykorzystywania KSeF w codziennej pracy. Nowe reguły fakturowania wpłyną zarówno na sprzedawców, jak i nabywców, a ich prawidłowe wdrożenie wymaga odpowiedniego przygotowania od strony prawnej, technicznej i organizacyjnej.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to narzędzie informatyczne będące centralną platformą służącą do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Innymi słowy, jest to rejestr faktur, wyodrębniona cyfrowo przestrzeń na serwerach zarządzanych przez Ministerstwo Finansów, dedykowana wyłącznie fakturom.
Najważniejsza zmiana wynikająca z wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF wiąże się z samym procesem wystawiania i odbierania faktur. Faktura będzie bowiem zasadniczo uznawana za wystawioną dopiero po przesłaniu i zaakceptowaniu jej przez KSeF. Jej odbiór również realizowany będzie w KSeF. Wynika to ze szczególnej roli przypisanej tej platformie, która będzie narzędziem do walidacji i autoryzacji faktur. Oznacza to, że dopiero po pozytywnej akceptacji faktury przez KSeF dojdzie do jej faktycznego wystawienia. A to przełoży się zarówno na sytuację sprzedawcy zobowiązanego do poprawnego udokumentowania świadczenia opodatkowanego VAT wraz z rozliczeniem podatku należnego, jak i nabywcy odliczającego podatek naliczony w oparciu o otrzymaną fakturę.
Trzeba jednak pamiętać o tym, że aby faktura do KSeF w ogóle trafiła (czyli została wystawiona), to musi spełnić określone wymagania techniczne. Przede wszystkim, będzie musiała posiadać odpowiedni format pliku XML. Ten plik musi być natomiast zgodny z określonym standardem (strukturą logiczną) obowiązującym w danym czasie. Z takiej struktury wynikać będzie zakres obowiązkowych danych do wykazania na fakturze, sposób ich prezentacji oraz określone miejsce (pozycja), w którym informacja powinna się znaleźć. Do lamusa odejdą klasyczne faktury papierowe i elektroniczne funkcjonujące w obrocie od wielu lat. KSeF zaakceptuje bowiem wyłącznie fakturę ustrukturyzowaną, czyli przygotowaną według narzuconego z góry formatu oraz wzoru.
Zarówno wybrane i najważniejsze przepisy wprowadzające największe zmiany prawne związane z fakturami jak i elementy faktury ustrukturyzowanej (e-faktury) będziemy sukcesywnie analizować w ramach niniejszego bloga. Warto jednak wskazać, że na KSeF składa się jeszcze trzeci element, który jest nie mniej istotny od pozostałych. Związany jest z kwestią stricte techniczną (informatyczną) i dotyczy połączenia wykorzystywanego systemu finansowo-księgowego z KSeF. W tym zakresie, polski ustawodawca zostawia podatnikom swobodę. Możliwe jest więc stosowanie zarówno rozwiązań komercyjnych dostępnych na rynku jak i prostych narzędzi do obsługi KSeF przygotowanych przez Ministerstwo Finansów. Kluczowy jest natomiast końcowy cel – wystawienie faktury ustrukturyzowanej z wykorzystaniem KSeF oraz odebranie jej z KSeF.
Samo fakturowanie i odbieranie faktur z wykorzystaniem KSeF ma się odbywać niemal w czasie rzeczywistym, co skutkować ma szybkim, stałym i ciągłym dostępem do faktur (według zasady 365/7/24). System jest ponoć wyskalowany do obsługi nawet 100 mln faktur dziennie. Jednocześnie, z uwagi na fakt, że jest to narzędzie przygotowane i obsługiwane przez administrację podatkową, taki sam dostęp do faktur i ich treści będą miały organy podatkowe. Ma to przyspieszyć i usprawnić wykonywane przez nie czynności z zakresu kontroli prawidłowości rozliczeń.
Podsumowując, zbliżający się obowiązek korzystania z KSeF będzie niewątpliwą rewolucją dla podatników. Jego wejście w życie skutkować będzie nie tylko koniecznością dostosowania formatu faktury do ujednoliconych i narzuconych wymogów. W wielu przypadkach KSeF skutkować będzie zmianą podejścia i rozumienia kluczowych pojęć związanych z fakturowaniem. To również konieczność wypracowania nowych procedur dotyczących obiegu faktur. Aby dostosować się do wszystkich zmian konieczne jest odpowiednie przygotowanie w aspekcie podatkowym, technicznym oraz organizacyjnym. Biorąc pod uwagę skalę zmian oraz planowaną datę wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostało naprawdę niewiele czasu do analizy obecnych procesów, identyfikacji potencjalnych luk (niezgodności) oraz opracowania szczegółowego planu wdrożenia.
Masz pytania dotyczące tego czym jest KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!
