Zamknij
Ta strona wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies, które są wymagane do jej prawidłowego działania. Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności.
Zgadzam się
Potwierdzenie transakcji to dokument, który może zostać wystawiony przez sprzedawcę i przekazany nabywcy „do ręki” począwszy od lutego 2026 r. Ma on na celu udokumentowanie zrealizowanej przez strony sprzedaży, wskazanie jej podstawowych parametrów oraz zapewnienie ścieżki dostępu do właściwej faktury, która znajdzie się w KSeF. Potwierdzenie transakcji ma przy tym charakter wyłącznie biznesowy i handlowy. Nie zastępuje faktury. Nie wyczerpuje również obowiązków dokumentacyjnych po stronie sprzedawców i nie uprawnia nabywców do odliczenia VAT.
Faktura ustrukturyzowana wystawiona i otrzymana z wykorzystaniem KSeF jest obecnie (luty 2026 r.) oraz będzie stopniowo w coraz większym zakresie (kwiecień 2026 r. i styczeń 2027 r.) podstawowym dokumentem potwierdzającym realizację transakcji. Taka faktura powinna zostać przygotowana według określonego wzoru (schemy) oraz zawierać elementy obowiązkowe wynikające z przepisów oraz z zasad budowy struktury logicznej.
Jedną z bolączek związanych z przejściem na fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem KSeF są ograniczone możliwości przekazywania nabywcom faktur w inny sposób (poza KSeF). O ile w przypadku sprzedaży realizowanej na rzecz podmiotów nieobjętych KSeF w ogóle (np. podmioty zagraniczne) oraz w odniesieniu do zautomatyzowanych procesów związanych z fakturowaniem problem ten ma znaczenie drugorzędne, to sytuacja wygląda zgoła odmiennie w przypadku bardziej tradycyjnych metod wystawiania i odbierania faktur. Dotyczy to przede wszystkim przypadków sprzedaży stacjonarnej realizowanej w danym punkcie sprzedaży, gdzie nabywca oczekuje od sprzedawcy wydania mu „do ręki” i natychmiast faktury dokumentującej poniesienie określonego wydatku.
W takich sytuacjach sprzedawca nie powinien, co do zasady, przekazywać nabywcy faktury w postaci innej niż ustrukturyzowana wystawiona z wykorzystaniem KSeF. Możliwe jest oczywiście wygenerowanie wydruku (wizualizacji) takiej faktury opatrzonej dodatkowo właściwym kodem weryfikującym (QR lub bezpośrednim linkiem do faktury w KSeF), ale wymaga to: (1) przesłania faktury do KSeF, (2) jej walidacji przez system, (3) nadania jej numeru KSeF oraz (4) wygenerowania wizualizacji w oparciu o zapis faktury znajdujący się w systemie finansowo-księgowym. Kumuluje się tu kilka różnych akcji, których skuteczność i szybkość działania nie zawsze będzie uzależniona od konkretnego operatora (osoby wystawiającej fakturę). Na to wszystko nakładają się jeszcze wewnętrzne organizacyjne procedury związane z wystawianiem faktur. Z uwagi na ryzyko znacznego wydłużenia czasu obsługi klienta, raczej nie będzie to rozwiązanie szeroko stosowane w praktyce.
Wydawało się, że remedium na tego typu sytuacje będzie tryb offline24 umożliwiający wystawienie faktury w systemie lokalnym i następcze, nie później niż do końca następnego dnia roboczego, dosłanie faktury do KSeF. Ministerstwo Finansów stanęło jednak finalnie na stanowisku, zgodnie z którym, tego typu faktury mogą co prawda być wystawione w systemie sprzedawcy, ale nie mogą zostać przekazane nabywcy w sposób inny niż z wykorzystaniem KSeF. Nie ma więc możliwości wydania ich „do ręki” nabywcy w danym punkcie sprzedaży.
Do tego celu wprowadzono instytucję „potwierdzenia transakcji”. Co ciekawe, status tego dokumentu nie został uregulowany w żadnych przepisach. Nie ma również obowiązku jego stosowania. MF uważa jednak, że jest to dokument techniczny i handlowy będący odpowiedzią na potrzeby rynku i sytuacje, w których klient chce od razu otrzymać dokument potwierdzający realizację danej transakcji. W praktyce, takie potwierdzenie powinno zawierać podstawowe informacje o sprzedaży wraz z łącznikiem do faktury ustrukturyzowanej, która znajdzie się w KSeF. Jak wynika z dokumentacji przygotowanej przez MF na potrzeby KSeF, modelowe potwierdzenie transakcji powinno zawierać:
Z uwagi jednak na fakt, że potwierdzenie transakcji nie ma swojego umocowania w przepisach, jego wygląd oraz elementy w nim zawarte mogą różnić się w zależności od podmiotu wystawiającego taki dokument, co może powodować niepotrzebne zamieszanie.
Nabywca dysponujący takim potwierdzeniem musi jednak pamiętać, że taki dokument nie jest zasadniczo fakturą ustrukturyzowaną ani fakturą wystawioną w innej postaci (elektroniczną lub papierową). To wyłącznie dokument potwierdzający, że dany zakup został zrealizowany i w przyszłości (zgodnie z przepisami – najpóźniej następnego dnia roboczego) w KSeF pojawi się właściwa faktura ustrukturyzowana zgodna z przepisami i prawidłowo dokumentująca transakcję.
Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!
