Doręczenia elektroniczne – nadchodzące zmiany dla przedsiębiorców

Z uwagi jednak na niedostateczny postęp testów nad systemami informatycznymi pierwotny termin okazał się nierealny do dotrzymania. Przesunięcie terminu pozwoli administracji oraz podmiotom publicznym i przedsiębiorcom przygotować się do obsługi elektronicznego systemu doręczeń. Co istotne, w myśl znowelizowanych przepisów przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS będą mieli czas na rejestrację adresów do doręczeń elektronicznych do 5 lipca 2022 r. Dopiero od tej daty organy władzy publicznej będą też zobligowane do stosowania tzw. e-doręczeń.

Nadrzędnym celem wspomnianej ustawy jest określenie zasad elektronicznego doręczania korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi oraz pomiędzy podmiotami publicznymi a niepublicznymi, w tym w szczególności przedsiębiorcami. Zgodnie z założeniami ustawy doręczenia pomiędzy podmiotami publicznymi a niepublicznymi będą docelowo dokonywane z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli tzw. e-doręczenia. W tym celu administracja rządowa zamierza wyposażyć urzędy, obywateli i przedsiębiorców w elektroniczny adres kontaktowy i odpowiednio zabezpieczoną skrzynkę e-doręczeniową. Podmioty publiczne będą miały generalny obowiązek dostarczania między sobą korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Taka sama forma prowadzenia korespondencji będzie obowiązywać podmioty publiczne w kontaktach z podmiotami niepublicznymi, które posiadają adresy do doręczeń elektronicznych wpisane do bazy adresów elektronicznych. Docelowo obowiązek wpisania adresu do rejestru będzie ciążył m. in. na przedsiębiorcach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS oraz do ewidencji CEIDG.  

Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych będzie następować na podstawie elektronicznego wniosku lub automatycznie, po uzyskaniu przez administrację danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis przedsiębiorcy do rejestru KRS lub ewidencji CEIDG. Zasadą będzie posiadanie jednego adresu do doręczeń elektronicznych, przy czym w przypadku m.in. osób fizycznych wpisanych do CEIDG możliwe będzie posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych niezwiązanego z prowadzeniem działalności gospodarczej. Oprócz tego ustawa nałoży na spółki obowiązek wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Osoba ta będzie odpowiedzialna za aktywację adresu do doręczeń oraz bieżącą obsługę skrzynki, w tym w szczególności za odbieranie i wysyłanie korespondencji. Przedsiębiorstwa będą musiały zatem zawczasu zadbać o wyznaczenie osób odpowiedzialnych za elektroniczny obieg korespondencji.

Warto nadmienić, przedsiębiorcy posiadający adres do doręczeń elektronicznych będą docelowo korzystać z aplikacji e-Doręczenia, pozwalającej na wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznej będącej odpowiednikiem rejestrowanej przesyłki pocztowej (poleconej lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).