Zamknij
Ta strona wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies, które są wymagane do jej prawidłowego działania. Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności.
Zgadzam się
Po wejściu w życie obowiązków związanych z KSeF domyślnym rozwiązaniem będzie wystawianie faktur w tzw. trybie online. Nie zawsze będzie to jednak możliwe. Z tego powodu przyjęto cztery rozwiązania szczególne, które mogą być stosowane w określonych sytuacjach. Przesłanki ich stosowania oraz związane z tym konsekwencje dla sprzedawcy i nabywcy różnią się między poszczególnymi rozwiązaniami.
Fakturowanie w KSeF w trybie online powinno być podstawowym i modelowym rozwiązaniem począwszy od daty wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur w KSeF – odpowiednio 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 oraz 1 stycznia 2027 r. Tryb online sprowadza się w skrócie do tego, że przygotowywany w lokalnym systemie fakturowym dokument jest tego samego dnia przesyłany do KSeF celem uzyskania statusu faktury. Niemal w tym samym momencie, gdy faktura zostanie wystawiona (zaakceptowana) w KSeF, faktura jest równocześnie w KSeF odebrana przez nabywcę. W podstawowym modelu online dochodzi więc do fakturowania i wymiany faktur między stronami niemalże w czasie rzeczywistym (real-time invoicing). Faktura jest bowiem od razu dostępna online. Sprzedawca posiada wówczas udokumentowaną dostawę towarów lub świadczenie usług, w związku z którym zobowiązany jest do rozliczenia VAT. Nabywca dysponuje natomiast fakturą, w oparciu o którą może zrealizować odliczenie podatku naliczonego (pod warunkiem spełnienia ogólnych przesłanek do odliczenia).
Istotnym wyłomem od ww. filozofii fakturowania w czasie rzeczywistym jest tzw. tryb offline24. Umożliwia on rutynowe i nieograniczone wystawianie faktur poza KSeF. Przy czym takie faktury, jeżeli będą przekazywane nabywcy, to muszą być specjalnie oznaczone. Sprzedawca ma również obowiązek następczego i niezwłocznego przesłania takich faktur do KSeF. Wysyłka nie może przy tym nastąpić później niż w następnym dniu roboczym, pod rygorem negatywnych konsekwencji finansowych (sankcji). Tryb ten, o ile może być w pewnych przypadkach ułatwieniem dla sprzedawcy, będzie generował problemy po stronie krajowego nabywcy. Z jego punktu widzenia, fakturą jest bowiem dokument otrzymany w KSeF. Konieczne więc będzie oczekiwanie na przesłanie faktury do KSeF i ustalenie odliczenia VAT w oparciu o otrzymaną w KSeF fakturę ustrukturyzowaną.
Ustawodawca przewidział również procedury fakturowania na wypadek braku technicznej możliwości wystawienia faktury w KSeF z przyczyn niezależnych od podatnika.
Po pierwsze, istnieje rozwiązanie na wypadek zaplanowanej przerwy w działaniu KSeF (niedostępność systemu). Może to wynikać z przewidzianych i ogłoszonych wcześniej prac serwisowych. Sprzedawca jest wówczas uprawniony do wystawiania faktur poza KSeF. Taki dokument, odpowiednio oznaczony może przekazać nabywcy. Musi go dosłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu okresu niedostępności (pod rygorem sankcji). Nabywca fakturę odbierze jednak dopiero w KSeF. W oparciu o dokument znajdujący się w KSeF (fakturę ustrukturyzowaną) będzie mógł odliczyć VAT.
Po drugie – tryb awaryjny przewidziany na wypadek nagłych i niespodziewanych przerw w funkcjonowaniu KSeF. W tym przypadku fakturowanie poza KSeF również będzie możliwe. Też trzeba będzie taką fakturę odpowiednio oznaczać i do KSeF dosłać, przy czym w dłuższym terminie – 7 dni roboczych od zakończenia awarii (pod rygorem sankcji). Bardziej korzystna niż w przypadku offline24 i niedostępności jest sytuacja nabywcy. Momentem otrzymania faktury będzie wcześniejsza z dwóch dat: otrzymania faktury poza KSeF lub otrzymania jej w KSeF.
Końcowo, przewidziany jest tryb tzw. awarii całkowitej. Dotyczy on sytuacji nadzwyczajnych, tj. zagrożenia kraju lub jego infrastruktury. W takich przypadkach, podatnicy przechodzą w całości na wymianę faktur poza KSeF i tradycyjne faktury (papierowe lub elektroniczne).
Podsumowując, w związku z przepisami o obowiązkowym KSeF wejdą rozwiązania przewidujące w sumie pięć różnych trybów wystawiania faktur. Każdy z nich ma swoją specyfikę i charakterystykę rzutującą na sytuację sprzedawcy i nabywcy. Prawidłowa identyfikacja i stosowanie odpowiednich rozwiązań będą kluczowe dla ustalenia właściwej ścieżki dla faktury. Brak działań dostosowawczych w tym zakresie może skutkować negatywnymi konsekwencjami zarówno dla sprzedawcy jak i nabywcy.
Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!
