Faktury rozliczeniowe (końcowe) w KSeF

W większości przypadków wystawienie faktury zaliczkowej dokumentującej przedpłatę nie kończy sprawy. Konieczne jest także wystawienie faktury rozliczeniowej (końcowej), której celem jest domknięcie płatności i rozliczenie całej transakcji. Z przepisów wynika obowiązek jej wystawienia w przypadkach, gdy faktura zaliczkowa (jedna lub kilka) nie uwzględniały całości kwoty do zapłaty za dostarczony towar lub wykonaną usługę.

W przypadku faktury rozliczającej zestaw wymaganych danych wygląda inaczej niż w przypadku faktury standardowej i zaliczkowej. W pierwszej kolejności, konieczne jest wskazanie właściwego typu dokumentu na potrzeby KSeF. Element Fa/RodzajFaktury powinien przyjąć wartość ROZ (lub ROZ_KOR w przypadku faktur korygujących do faktur rozliczeniowych). Po drugie, na fakturze rozliczeniowej nie wypełnia się w ogóle węzła Fa/Zamowienie. Wszystkie dane „transakcyjne” powinny znaleźć się w dedykowanej sekcji Fa/Wiersz. Podsumowanie kwotowe całej faktury wskazywane jest w części ogólnej faktury (w zakresie w jakim wartości nie zostały objęte wcześniejszymi fakturami zaliczkowymi). 

W treści faktury końcowej niezbędne jest zawarcie odniesienia do numeru oraz numeru KSeF faktury zaliczkowej, która jest z nią powiązana. Służy do tego sekcja Fa/FakturaZaliczkowa. Sekcję tę należy rozwinąć i uzupełnić tyle razy, ile wystawionych zostało faktur zaliczkowych rozliczanych fakturą końcową. 

Dodatkowo, jeżeli faktura rozliczeniowa dokumentuje jednocześnie otrzymanie części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów / wykonaniem usługi, to konieczne jest wypełnienie sekcji Fa/ZaliczkaCzesciowa.

Zdarza się również w praktyce, że z przyczyn systemowych wystawiane są faktury końcowe na wartość 0. Dzieje się tak w przypadkach, gdy cała płatność za świadczenie została już zrealizowana i udokumentowano ją wcześniej fakturami zaliczkowymi, ale wykorzystywany system i tak wymaga wystawienia faktury. Przepisy nie wprowadzają obowiązku jej wystawiania. Jest to jednak możliwe. Dopuszcza to również KSeF. Wystarczy w takim przypadku wybrać ROZ jako typ dokumentu, wskazać wartość 0 w pozycji P_15 oraz uzupełnić odpowiednio sekcję Fa/Wiersz faktycznymi wartościami transakcji. Należy również przywołać dane dotyczące wcześniejszej faktury zaliczkowej (lub faktur zaliczkowych) w sekcji Fa/FakturaZaliczkowa.

Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!