Faktury z załącznikiem w KSeF

Z przepisów ustawy o VAT wynika możliwość skorzystania z funkcjonalności załącznika ustrukturyzowanego, w przypadkach gdy faktura wystawiana z wykorzystaniem KSeF (względnie faktura offline24, faktura wystawiona w trybie awaryjnym lub w okresie niedostępności) dotyczy czynności o złożonej licznie danych w zakresie jednostek miary, ilości towarów lub usług lub cen jednostkowych netto.

Regulacja ta zawiera swoje dalsze doprecyzowanie w projekcie rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF. Pewną wskazówką, do jakich branż załącznik ten będzie miał zastosowanie jest wskazanie, że powinien on zasadniczo dotyczyć faktur dokumentujących:

• dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego lub
• świadczenie usług telekomunikacyjnych, lub
• świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, lub
• dostawy benzyn silnikowych, olejów napędowych, gazów lub innych paliw przeznaczonych do napędu silników spalinowych – w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, dokonywane na stacjach paliw lub stacjach gazu płynnego do standardowych zbiorników pojazdów na rzecz jednego odbiorcy za dany okres rozliczeniowy.

Jednocześnie, wskazano, że załącznik ten może również obejmować czynności inne niż ww., pod warunkiem wskazania ich konkretnego zakresu w treści zgłoszenia uprawniającego do jego korzystania. 

Projekt rozporządzenia przewiduje również szczegółową procedurę samego zgłoszenia. Po pierwsze, należy w nim jasno określić, do jakich przypadków załącznik będzie wykorzystywany. Po drugie, w treści zgłoszenia znajdują się informacje o przypadkach, w których otrzymane wcześniej zgłoszenie zostanie odebrane. Po trzecie, należy wskazać, od kiedy z takiego załącznika podatnik będzie korzystał, jaka jest przewidywana liczba faktur ustrukturyzowanych wysyłanych z załącznikiem wraz z ich objętością (w kilobajtach, maksymalny rozmiar faktury ustrukturyzowanej z załącznikiem to trzy megabajty). Samo zgłoszenie ma być natomiast składane wyłącznie za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego a potwierdzenie zgody powinno trafić do podatnika w ciągu trzech dni roboczych od jego przesłania. Zgłoszenie będzie można przesłać najwcześniej 1 stycznia 2026 r.

Uzyskanie zgody będzie kluczowe dla podmiotów, które z funkcjonalności załącznika będą chciały korzystać. Próba przesłania e-faktury z załącznikiem ustrukturyzowanym bez wcześniejszej zgody będzie skutkowała brakiem technicznej walidacji faktury i jej odrzuceniem. 

Co ciekawe, faktury z załącznikiem ustrukturyzowanym nie będzie się również dało wystawić przy pomocy darmowych narzędzi przygotowanych przez MF (np. poprzez Aplikację Podatnika). Jedyną możliwością są w tym przypadku komercyjne rozwiązania finansowo-księgowe komunikujące się z KSeF poprzez API.

Trzeba również pamiętać, że faktury ustrukturyzowane z załącznikiem mogą być do KSeF przesyłane wyłącznie w ramach sesji wsadowej (paczki faktur). Wysyłka interaktywna takiego dokumentu nie będzie możliwa.

Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!