Zamknij
Ta strona wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies, które są wymagane do jej prawidłowego działania. Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności.
Zgadzam się
Obowiązek fakturowania z wykorzystaniem KSeF odnosi się do faktur zaliczkowych. Tego typu faktury również przyjmą postać ustrukturyzowaną. Oznacza to konieczność ścisłego dostosowania do wymogów wynikających z przepisów i struktury logicznej. Brak zgodności uniemożliwi wystawienie faktury.
Pierwszym krokiem ważnym dla ustalenia formalnych obowiązków dokumentacyjnych jest ustalenie, z jakim typem dokumentu mamy do czynienia. Powszechną praktyką na rynku jest bowiem stosowanie tzw. proform – dokumentów handlowych stanowiących w rzeczywistości informację o planowanej transakcji i jej warunkach lub też wezwanie do zapłaty. Proforma zazwyczaj nie jest fakturą zaliczkową (nie zawiera wszystkich elementów właściwych dla faktury zaliczkowej). Skoro nie jest fakturą, to nie wystawia jej się z wykorzystaniem KSeF.
W kolejnym kroku istotne jest właściwe zdefiniowanie rodzaju faktury na potrzeby KSeF. W przypadku faktur zaliczkowych pole Fa/RodzajFaktury powinno przyjąć wartość ZAL (jeżeli wystawiana byłaby faktura korygująca fakturę zaliczkową właściwy jest znacznik KOR_ZAL).
Kolejne wymagane elementy faktury zaliczkowej to jej data wystawienia (pole P_1), numer (pole P_2) oraz informacje pozwalające zidentyfikować sprzedawcę (Fa/Podmiot1) i nabywcę (FaPodmiot2). Jeżeli jest znana, to podać należy również datę otrzymania całości lub części zapłaty mającej miejsce przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi (pozycja P_6 dla całej faktury, P_6A dla poszczególnych świadczeń objętych fakturą zaliczkową). W dalszej kolejności, należy wskazać kwotę płatności, w związku z którą, faktura zaliczkowa jest wystawiana (pole P_15) oraz kwotę VAT wynikającą z otrzymanej płatności. W zależności od stawki VAT jaką opodatkowane jest świadczenie, z którym związana jest zaliczka, właściwe będą pola P_14_1 (23% VAT), P_14_2 (8% VAT), P_14_3 (5% VAT). Łączna wartość podatku dla całej faktury zaliczkowej podlega wykazaniu w pozycji P_14_4.
Specyficznym elementem faktury zaliczkowej jest węzeł Fa/Zamowienie. Ma on charakter obowiązkowy i podlega wypełnieniu zawsze. Jego zakres przedmiotowy pokrywa się z treścią art. 106f ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Nie za każdym razem wszystkie jego elementy muszą jednak zostać wypełnione. Bezwzględnie obligatoryjne jest wskazanie wartości brutto całego zamówienia lub umowy, w związku z którymi wystawiana jest faktura zaliczkowa (pozycja: Fa/Zamowienie/WartoscZamowienia). Element Fa/Zamowienie/ZamowienieWiersz umożliwia natomiast podanie szczegółowych danych dotyczących zamówienia lub umowy, w związku z którym wystawiana jest faktura zaliczkowa (na jednej fakturze zaliczkowej może wystąpić nawet 10.000 razy). Zawiera on szczegółowe dane o towarach lub usługach, w związku z którymi faktura zaliczkowa jest wystawiana, m.in.:
Warto również pamiętać, że w przypadkach, gdy wystawianych jest kilka faktur zaliczkowych do tego samego zamówienia lub umowy i faktury te udokumentowały całą wartość zamówienia lub umowy, to ostatni z nich musi zawierać referencję do wszystkich poprzednich faktur zaliczkowych (art. 106f ust. 4 ustawy o VAT). Do tego celu przeznaczony jest element Fa/FakturaZaliczkowa, w którego treści należy podać numer faktury zaliczkowej oraz jej numer KSeF (jeżeli występuje). W przypadku wielu faktur zaliczkowych, element ten należy uzupełnić kilka razy – odrębnie dla każdej faktury zaliczkowej, do której sporządzane jest odwołanie.
Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!
