Pracodawcy działający jako płatnicy, którzy są zobowiązani do sporządzania i przekazywania formularza PIT-11, wciąż mają pewne wątpliwości co do tego, w jaki sposób należy dostarczyć ten dokument do pracowników. W odpowiedzi na te wątpliwości, Ministerstwo Finansów wskazało w objaśnieniach z dnia 27 czerwca 2025 r., że pracodawcy nie muszą wysyłać PIT-11 listem poleconym, nawet jeśli pracownik nie odbierze go osobiście.
Obowiązki pracodawcy a forma przesyłki
Ministerstwo Finansów rozwiało wątpliwości, wskazując, że nie ma żadnego przepisu nakładającego obowiązek wysyłania PIT-11 listem poleconym. Tego typu sugestie pojawiły się podczas prac zespołu deregulacyjnego, jednak ministerstwo podkreśla, że takie działania nie są wymagane przepisami prawa.
Co istotne, formularz PIT-11 musi być przesyłany do urzędów skarbowych wyłącznie w formie elektronicznej, i to do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. Z kolei do podatników formularz PIT-11 powinien trafić najpóźniej do końca lutego.
Jak dostarczyć PIT-11 pracownikowi?
W objaśnieniach Ministerstwa Finansów zaznaczone zostało, że ustawa o PIT nie zawiera szczegółowych przepisów określających sposób przekazania PIT-11 pracownikowi. W związku z tym, pracodawcy mają swobodę w wyborze metody dostarczenia tego dokumentu. Oto kilka przykładów akceptowanych przez ministerstwo:
Dokumentowanie przekazania formularza PIT-11
Ministerstwo Finansów przypomina, że pracodawcy muszą zadbać o odpowiednią dokumentację potwierdzającą przekazanie formularza PIT-11. Choć przepisy nie nakładają obowiązku wysyłania PIT-11 listem poleconym, pracodawcy muszą móc udowodnić, że wywiązali się z obowiązku przekazania formularza pracownikowi. Dokumentacja może obejmować na przykład potwierdzenie odbioru PIT-11 przez pracownika za pomocą podpisu elektronicznego, potwierdzenie wysyłki pocztowej lub zapis w systemie kadrowo-płacowym.
Dostarczenie PIT-11 a obowiązki podatkowe
Z perspektywy podatkowej, przesyłanie PIT-11 w formie elektronicznej jest zgodne z wymogami ustawy o PIT. Płatnicy, którzy nie wywiążą się z obowiązku dostarczenia PIT-11 w terminie (do końca lutego), mogą zostać narażeni na sankcje. Pracodawcy powinni więc pamiętać, aby dostarczyć formularz w odpowiednim czasie i w sposób zgodny z preferencjami pracowników.
Podsumowując, przekazywanie PIT-11 to proces, który można dostosować do indywidualnych potrzeb pracowników, pamiętając jednak o obowiązkach dokumentacyjnych, które zapewnią, że wszystkie formalności zostały dopełnione zgodnie z przepisami prawa.
Czy jako pracodawca rozważali Państwo jak najlepiej przekazać PIT-11 swoim pracownikom? Jeśli mają Państwo wątpliwości co do prawidłowości podejścia przyjętego w swoich organizacjach, chętnie udzielimy wsparcia w tym zakresie w ramach indywidualnej konsultacji.
