Jakie korzyści oferuje obowiązkowy KSeF dla podatnika?

Głównym benefitem związanym z wejściem w życie obowiązkowego KSeF będzie szybszy zwrot VAT. Podstawowy termin zwrotu zostanie skrócony z 60 do 40 dni, co może znacząco poprawić płynność finansową wielu firm, zwłaszcza tych, które regularnie wykazują nadwyżkę podatku naliczonego. Skorzystanie z tego szybszego zwrotu nie będzie obwarowane żadnymi dodatkowymi warunkami (tak jak jest to obecnie przy KSeF dobrowolnym). Trzeba jednak pamiętać o tym, że gdy pojawią się wątpliwości co do zasadności zwrotu, fiskus nadal będzie mógł wstrzymać wypłatę środków – aż do zakończenia prowadzonych przez siebie czynności weryfikujących.

Drugą zmianą jest uproszczenie zasad rozliczania faktur korygujących in minus. Dotychczasowy model wprowadzony jeszcze w ramach pakietu uproszeń SLIM VAT nie cieszył się zbytnim uznaniem podatników. Przyczyną tego było oparcie go na nieostrym i uznaniowym kryterium uzgodnień istniejących między stronami oraz konieczności spełniania warunków korekty przez nabywcę. W erze obowiązkowego KSeF reguły mają być proste – istotny będzie moment wystawienia ustrukturyzowanej faktury korygującej (dla sprzedawcy) i otrzymanie takiej korekty (dla nabywcy). Od tej reguły przewidziano jednak szereg wyjątków – np. gdy sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury w KSeF (bo jest podmiotem zagranicznym nieposiadającym w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej). Dla takiej faktury konieczne będzie uzyskanie potwierdzenia odbioru przez nabywcę. Specyficzne reguły rozliczeń korekt in minus przewidziane są również dla trybów niestandardowych fakturowania.

Z wejściem w życie KSeF związane są także modyfikacje dotyczące JPK_FA. Obowiązek generowania tego pliku na żądanie organów podatkowych zniknie, ale tylko w zakresie w jakim faktury znajdują się w KSeF. Co to oznacza w praktyce? Jeśli wszystkie twoje faktury trafią do KSeF, nie będziesz musiał generować i przekazywać JPK_FA na wezwanie urzędu. Jeżeli jednak część twoich faktur do KSeF nie trafi (bo nie będzie takiego obowiązku), to w tym zakresie JPK_FA będzie musiał być dalej udostępniany na żądanie organów podatkowych.  

Kolejna kwestia to archiwizacja faktur. Faktury wystawiane z wykorzystaniem KSeF będą automatycznie przechowywane przez ten system przez 10 lat. Podatnik nie będzie musiał ich gromadzić, przechowywać ani zabezpieczać we własnym zakresie. Teoretycznie zniknie więc potrzeba prowadzenia własnych repozytoriów faktur oraz dbania o integralność treści dokumentów tam przechowywanych. Trzeba mieć jednak na uwadze, że niektóre faktury wymagają przechowywania dłużej niż 10 lat, więc własna archiwizacja w ich zakresie będzie konieczna. Dodatkowo, przechowywane w KSeF faktury będą miały specyficzny format faktury ustrukturyzowanej. Jeżeli więc podatnik taką fakturę przed przekazaniem do nabywcy będzie wzbogacał o dodatkowe elementy, to KSeF tych bardziej rozbudowanych wizualizacji nie zarchiwizuje. 

Wejście w życie KSeF przyniesie kilka istotnych uproszczeń i korzyści – od szybszego zwrotu VAT, prostszego rozliczania faktur korygujących in minus, ograniczania obowiązków związanych z JPK_FA aż po automatyczna archiwizację. To zmiany, które mogą znacząco odciążyć podatników i poprawić ich sytuację. Jednak jak zwykle w takich przypadkach, diabeł tkwi w szczegółach. Warto dokładnie poznać zasady działania systemu i związane z nim benefity oraz zwrócić uwagę na wyjątki i ograniczenia w nich przewidziane. Wprowadzane ułatwienia mogą bowiem nie być aż tak korzystne jak wydaje się to nam na pierwszy rzut oka.

Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!