Kiedy faktury nie trzeba będzie wystawiać w KSeF – przegląd wyłączeń

Podstawowym źródłem wyjątków od generalnego obowiązku fakturowania w KSeF są przepisy ustawowe. Przewidują one dwa typy faktur, które w KSeF nie będą musiały się znaleźć. 

Pierwszym z nich są tzw. faktury konsumenckie, czyli takie, które dokumentują dokonaną przez podatnika VAT sprzedaż na rzecz konsumenta, tj. osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej (sprzedaż w modelu B2C).  W tym zakresie sprzedawca ma wybór co do formy dokumentu – jeżeli w ogóle wystawi fakturę (z własnej inicjatywy lub na żądanie konsumenta) to może ona przybrać postać faktury ustrukturyzowanej w KSeF lub faktury tradycyjnej wystawianej poza KSeF (papierowej lub elektronicznej). W przypadku faktury w KSeF, konieczne jest podjęcie dodatkowych kroków w celu zapewnienia konsumentowi dostępu do tej faktury w KSeF. 

Druga grupa wyłączeń ustawowych to faktury wystawiane w związku z czynnościami rozliczonymi do VAT w oparciu o specyficzne procedury – nieunijną dotyczącą niektórych usług, szczególną w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób i szczególną dotyczącą sprzedaży na odległość towarów importowanych (SOTI). Zastosowanie faktury wystawionej z wykorzystaniem KSeF jest w tym przypadku niemożliwe (nie ma możliwości wystawienia faktury rozliczanej w oparciu o ww. procedury nawet na zasadzie dobrowolności).

Odrębnym źródłem wyłączeń z KSeF są przepisy rozporządzenia wynikającego z delegacji ustawowej przyznanej Ministrowi Finansów. Takie rozporządzenie może zawierać przypadki transakcji odpowiednio udokumentowanych standardowymi (wystawionymi poza KSeF) fakturami, które nie muszą być wystawione w KSeF. W chwili pisania tego tekstu nie ma jeszcze finalnej wersji tego rozporządzenia. Bazując jednak na jego najbardziej aktualnym projekcie z 20 maja 2025 r., wskazać można już teraz, że wyłączone z KSeF (bez nawet dobrowolnej możliwości skorzystania z KSeF) będą następujące przypadki specyficznych faktur:

• usługi przejazdu autostradą płatną udokumentowane w formie biletu jednorazowego. Zwolnienie to nie dotyczy przypadków abonamentów autostradowych czy grupowych rozliczeń flotowych. W takich przypadkach usługodawca wystawia zazwyczaj zbiorczą fakturę za dany okres. I taka faktura w KSeF będzie musiała się znaleźć,
• usługi przewozu osób dokumentowane biletem jednorazowym (np. bilety PKP). Oznacza to, że tradycyjny bilet kupiony w kasie na dworcu lub w automacie w dalszym ciągu będzie traktowany jako szczególnego rodzaju faktura nieobjęta dodatkowo KSeF. Bilety okresowe nie zostały objęte wyłączeniem. W ich przypadku obowiązują reguły ogólne (faktura wystawiona z wykorzystaniem KSeF),
• usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe dokumentowane fakturami dotyczącymi okresów miesięcznych przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej,
• zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT usługi bankowe, finansowe i ubezpieczeniowe.

Projekt rozporządzenia przewiduje jeszcze jeden typ zwolnienia z wystawienia faktury z wykorzystaniem KSeF. Związany jest on z procedurą tzw. samofakturowania (fakturę w imieniu sprzedawcy wystawia nabywca towaru lub usługi), w którą zaangażowane są podmioty zagraniczne. Zgodnie z projektowanym wyłączeniem, nie będzie obowiązku wystawienia faktury w KSeF jeżeli:

• zagraniczny nabywca towarów lub usług dostarczanych przez polskiego podatnika i wystawiający w jego imieniu fakturę dokumentującą te świadczenia nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej transakcji polskim NIP. Przykład: polski podatnik dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na rzecz czeskiego nabywcy; strony ustaliły, że faktury dokumentujące to WDT będą wystawiane przez czeskiego nabywcę. Takie faktury nie będą musiały być przez czeskiego nabywcę wystawiane z wykorzystaniem KSeF (na zasadzie dobrowolności, KSeF będzie jednak mógł być w tym przypadku wykorzystywany przez podmiot z Czech z uwagi na posiadanie przez niego numeru VAT-UE), 
• polski podatnik będący nabywcą towarów lub usług wystawia faktury w imieniu zagranicznego podmiotu, który nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej transakcji polskim NIP. Przykład: dostawca ze Słowacji dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do Polski na rzecz polskiego podatnika; strony ustaliły, że faktury dokumentujące to WDT będą wystawiane przez polskiego nabywcę. W tym przypadku, możliwość wystawiania faktur w KSeF przez polski podmiot jest całkowicie wyłączona (faktury wystawione przez polski podmiot nie będą w ogóle mogły przejść przez KSeF). 

Na podstawie powyższego katalogu wyłączeń widać, że forsowana przez polskiego ustawodawcę zasada powszechności fakturowania w KSeF nie ma charakteru bezwzględnego. Będą bowiem istnieć przypadki szczególne z KSeF wykluczone z mocy prawa. Szczególną uwagę zwrócić na to muszą podmioty realizujące transakcje opisane w tym wpisie. Tym bardziej, jeżeli ich działalność jest zróżnicowana i obejmuje również inne czynności. W ich przypadkach wymusi to stosowanie dwóch równoległych modelów fakturowania – z wykorzystaniem KSeF oraz w sposób tradycyjny. Ta dwutorowość będzie rodziła dodatkowe wyzwania organizacyjne i procesowe. Musi być też uwzględniona przy planowaniu wdrożenia KSeF.

Masz pytania dotyczące tego czym jest KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!