Od 1 lipca 2024 r. korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości podatników VAT w Polsce.
Przepisy trafiły już do Sejmu, a zakończenie całego procesu legislacyjnego planowane jest na trzeci kwartał 2023 r. Korzyści przedstawione przez rząd związane z tym projektem nie przystają do licznych wątpliwości pojawiających się po stronie podatników oraz skali zmian w dotychczasowych procesach związanych z wystawianiem faktur.
W ostatnim czasie pojawiło się wiele publikacji dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur. Wskazują one na najbardziej popularne zagadnienia związane z jego funkcjonowaniem m.in. wątpliwości co do daty wystawienia e-faktury, braku możliwości dołączania do niej załączników, konieczność wystawiania korekt do zera w odniesieniu do faktur przesłanych do KSeF (brak możliwości anulowania), czy też zmiana rozumienia pojęcia daty otrzymania faktury. Prawidłowe wdrożenie KSeF nie ogranicza się jednak wyłącznie do tych kwestii. Część innych problemów związanych z dostosowaniem do wymogów stawianych przez KSeF przedstawiamy poniżej.
Obowiązek wystawienia faktury w KSeF odnosi się do wszystkich transakcji, w związku z którymi ustawa o VAT wiąże wystawienie faktury (z pewnymi wyjątkami dotyczącymi m.in. faktur B2C). Możliwe będzie przy tym przekazanie faktury nabywcy dodatkowo w sposób z nim uzgodniony. W niektórych przypadkach (np. transakcje transgraniczne – WDT, eksport usług itp.), będzie to wręcz niezbędne. W zakresie oficjalnego obiegu faktur poza KSeF kluczowe znaczenie będą miały dwa aspekty. Po pierwsze, zachowanie właściwej sekwencji czasowej – fakturę należy najpierw przesłać do KSeF, a dopiero później, po przyjęciu jej przez System (nadaniu jej numeru KSeF), przekazać do nabywcy. Jeżeli kolejność ta zostanie odwrócona, istnieje ryzyko, że organy podatkowe uznają taką sytuację za tzw. podwójne fakturowanie. Po drugie, każde użycie w oficjalnym obiegu dokumentu przesłanego wcześniej do KSeF wiązać się będzie z koniecznością odpowiedniego oznaczenia go za pomocą kodu QR.
Niezwykle istotnym zagadnieniem jest sam proces wysyłki faktur do KSeF. System umożliwia bowiem przesłanie dokumentów w ramach wysyłki interaktywnej (pojedyncza faktura) oraz wysyłki wsadowej (paczki). Zaletą wysyłki wsadowej jest możliwość przesyłania wielu faktur jednocześnie (zagregowanych wcześniej w paczki). Wydaje się to więc rozwiązaniem o wiele bardziej funkcjonalnym z perspektywy dużych organizacji wystawiających wiele faktur. Model ten nie jest jednak pozbawiony wad. Na chwilę obecną, nie ma możliwości realizacji wysyłki wsadowej z wykorzystaniem tokena autoryzacyjnego, co uniemożliwia pełną automatyzację procesu wysyłki. Dodatkowo, ewentualny błąd semantyczny w treści jednej faktury znajdującej się w paczce skutkował będzie odrzuceniem całej paczki.
W celu przesłania faktury do KSeF konieczne będzie posiadanie niezbędnych uprawień nadanych konkretnym osobom. Co ważne, raz przyznane uprawnienie pozostaje ważne aż do momentu jego odwołania. Istotne więc będzie wprowadzenie odpowiedniej procedury odbierającej uprawnienia związane z wystawianiem faktur w KSeF np. w sytuacji zmiany zadań służbowych czy odejścia danego pracownika/współpracownika z organizacji. Odpowiednie uprawnienia muszą również uzyskać podmioty zewnętrzne (np. biuro rachunkowe).
Istotne będzie również wdrożenie procedur na wypadek przerw w działalności KSeF (awaria ogłoszona przez MF lub tzw. tryb offline). W tym okresie podatnicy w dalszym ciągu powinni wystawiać faktury, przy czym ich wysyłka do KSeF nie będzie możliwa z przyczyn technicznych. Takie faktury muszą być przy tym wystawiane w formacie właściwym dla e-faktury. Po wznowieniu możliwości korzystania z KSeF, faktury te trzeba będzie obowiązkowo do KSeF przesłać pod rygorem sankcji administracyjnych – w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii lub w następnym dniu roboczym po ich wystawieniu (w przypadku offline). Do faktur wystawionych w okresie awarii lub offline’u i nie przesłanych jeszcze do KSeF nie będzie również możliwości wystawiania faktur korygujących.
Problemów i niejasności związanych z wdrożeniem oraz funkcjonowaniem KSeF jest oczywiście dużo więcej. Biorąc pod uwagę skalę i stopień ich skomplikowania, warto odpowiednio wcześniej rozpocząć niezbędne prace. Zachęcamy w tym zakresie do skorzystania z naszego wsparcia podatkowego.
