Metody uwierzytelnienia w KSeF

Proces uwierzytelnienia w KSeF można porównać do logowania w wybranej aplikacji, internetowym interfejsie bankowym czy sklepie internetowym. Aby skorzystać z pełnej ich funkcjonalności, konieczne jest wcześniejsze utworzenie konta i zalogowanie się do niego przy pomocy danych dostępowych – najczęściej loginu i hasła. Uwierzytelnienie w KSeF pełni podobną funkcję. Ma ono na celu umożliwienie konkretnej osobie lub wykorzystywanemu przez nią oprogramowaniu połączenie z KSeF celem wykonania określonych czynności związanych z fakturami ustrukturyzowanymi. Z tą różnicą, że w KSeF żadnych kont tworzyć nie będzie trzeba. Każdy podmiot dysponujący NIP będzie z definicji takie konto posiadał.

Przepisy przewidują pięć podstawowych metod uwierzytelnienia w KSeF. Z punktu widzenia przepisów, są one sobie równoważne – każda z nich ma taką samą moc. To, który wariant będzie stosowany uzależnione jest natomiast od konkretnych rozwiązań informatycznych stosowanych przez dostawcę systemu wykorzystywanego w procesie obiegu faktur z KSeF oraz preferencji użytkownika. 

Decydując się na jedno z ww. rozwiązań trzeba jednak pamiętać o kilku kwestiach.

Profil zaufany i podpis kwalifikowany mają charakter zindywidualizowany i przypisane są do konkretnej osoby posługującej się tym narzędziem. Obsługa KSeF przy ich pomocy wymaga jednak każdorazowo podjęcia określonych działań – wprowadzenia danych dostępowych i hasła (kodu PIN). W oparciu o tę metodę uwierzytelnienia możliwa jest tzw. wysyłka wsadowa (paczki faktur). Z uwagi na każdorazową konieczność każdorazowego podjęcia czynności przez użytkownika, może utrudniać automatyzację procesów związanych z obsługą KSeF.

Pieczęć kwalifikowana jest przypisana do firmy (podatnika). Nie ma charakteru zindywidualizowanego (w przeciwieństwie do np. podpisu kwalifikowanego konkretnej osoby). Umożliwia wystawianie w KSeF paczek faktur, ale również wymaga interakcji ze strony użytkownika (podobnie jak przy podpisie kwalifikowanym).

Token autoryzujący przypisany do danego sprzętu (systemu) nie wymaga wykonywania dodatkowych czynności przez osobę obsługującą KSeF (nie ma konieczności każdorazowego logowania się lub podawania hasła / kodu PIN). Każda faktura wystawiona z systemu fakturowego, który posiada zaszyty token będzie automatycznie uwierzytelniona. Token ma jednak dwie podstawowe wady. Po pierwsze, nie ma możliwości realizacji z jego wykorzystaniem wysyłek wsadowych. Przy jego pomocy dopuszczalne jest wyłącznie pojedyncze wystawianie faktur. Po drugie, zgodnie z zapowiedziami MF, token jest rozwiązaniem tymczasowym. Jego wykorzystywanie do celów obsługi KSeF będzie możliwe wyłącznie do końca 2026 r.

I wreszcie certyfikat KSeF. Nowe rozwiązanie opracowane specjalnie na potrzeby KSeF, które ma zastąpić token. Takie certyfikaty mogą być wydawane zarówno dla podatnika jak i konkretnej osoby. Kwestie techniczne związane z wydaniem oraz pobraniem certyfikatu KSeF mają zostaną przedstawione w dokumentacji technicznej opublikowanej przez MF. Co wiemy na ten moment? Po pierwsze, certyfikaty KSeF mają być dostępne do pobrania od 1 listopada 2025 r. Po drugie, mają one umożliwić automatyzację obsługi z KSeF – nie będzie konieczności ingerencji użytkownika celem przesłania faktury do KSeF. Po trzecie, z ich wykorzystaniem możliwa ma być wysyłka wsadowa. Po czwarte, wydawane będą na okres czasowy – maksymalnie 2 lata. I po piąte, będą kluczowe do obsługi faktur sprzedaży generowanych w trybach niestandardowych działania KSeF (offline24, niedostępność KSeF, awaria KSeF). Bez certyfikatu KSeF wystawienie faktury z wykorzystaniem tych trybów będzie niemożliwe. 

Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!