Należyta staranność w VAT – jakie procedury warto wdrożyć?

Samo pojęcie należytej staranności nie zostało zdefiniowane ani przez przepisy krajowe, ani unijne. Pojęcie to jest kształtowane głównie na bazie orzeczeń sądów (w tym TSUE) oraz praktyki interpretacyjnej organów podatkowych, z których wynika, że mianem tzw. należytej staranności można określić szereg działań podejmowanych przez podatnika mających na celu wykazanie, że dołożono wszelkich starań, aby uchronić się przed negatywnymi skutkami nadużycia prawa zarówno przez kontrahentów zewnętrznych, jak i wewnątrz organizacji.

Najnowsze orzeczenia sądowe wskazują, że sądy administracyjne (w tym TSUE) zaczęły prezentować nieco bardziej restrykcyjne podejście w zakresie warunków dochowania należytej staranności przez podatników. Dotyczy to zarówno dochowania należytej staranności w kontaktach handlowych, jak i w strukturach przedsiębiorstwa. 

Jednym z orzeczeń, które podkreśla wagę stosowania, a w szczególności aktualizowania procedur podatkowych jest wyrok z 27 sierpnia 2024 r. (sygn. I FSK 1662/20), w którym NSA odmówił Spółce prawa do zastosowania stawki 0% VAT w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zrealizowanej na rzecz podmiotu podszywającego się pod znaną brytyjską firmę. Szerzej na ten temat pisaliśmy we wrześniowym wydaniu naszego bloga (link do artykułu: https://www.taxpoint.pl/pl/blog-tpov/blog/802-nalezyta-starannosc-w-vat-czyli-jak-uchronic-sie-przed-skutkami-oszustwa-podatkowego). 

W przywołanym wyroku NSA za niewystarczające uznał, że Spółka starała się zebrać jak najwięcej informacji o swoim zagranicznym kontrahencie i że jej działania nie odbiegały od procedur, które stosowała od ponad 20 lat. Wręcz przeciwnie – zdaniem NSA – te argumenty mogą raczej świadczyć o tym, że stosowane od lat zasady wynikające z przyjętych w firmie procedur podatkowych są w pewnych okolicznościach niewystarczające i nie potwierdzają przezorności podatnika wymaganej w kontaktach handlowych.

W tym miejscu zwracamy również uwagę, że choć należyta staranność w zakresie VAT kojarzona jest głównie z szeregiem działań mających na celu weryfikację kontrahenta, nie można zapominać o dochowaniu należytej staranności w odniesieniu do relacji z pracownikiem. Przypomniał o tym niedawno NSA w wyroku z dnia 3 września 2024 r., sygn. akt I FSK 1212/18 (pokłosie orzeczenia TSUE z dnia 30 stycznia 2024 r., sygn. C-442/22), dotyczącym odpowiedzialności pracodawcy za VAT wynikający ze sfałszowanych faktur wystawionych przez pracownika. Zgodnie z zaprezentowanym przez NSA poglądem, odpowiedzialność za VAT z tzw. „pustych faktur” wystawionych przez pracownika spada na pracodawcę, jeżeli ten nie podjął racjonalnych metod zapobiegania takim oszustwom, takich jak wdrożenie odpowiednich procedur.  Po raz kolejny podkreślone zatem zostało znaczenie dochowania należytej staranności, a co za tym idzie, stosowania odpowiednich procedur podatkowych w kontekście uniknięcia ponoszenia odpowiedzialności związanych z nadużyciami VAT.

W świetle zarysowanej powyżej praktyki warto zauważyć, że opracowanie, wdrożenie i systematyczne aktualizowanie procedur podatkowych, w tym w szczególności procedur w zakresie fakturowania, czy zapewnienia nadzoru nad fakturowaniem może być istotnym narzędziem obrony przed odpowiedzialnością przedsiębiorcy czy osób nadzorujących aktywność podatkową przedsiębiorcy, w przypadku ewentualnego sporu z organami podatkowymi. 

Równocześnie, zbliżający się początek nowego roku to dobry moment, by przeprowadzić np. audyt procedur stosowanych w firmie, czy też zastanowić się nad ich uzupełnieniem. W przypadku zainteresowania szczegółami dotyczącymi procedur podatkowych, serdecznie zapraszamy do kontaktu. 

W imieniu Zespołu Taxpoint składamy Państwu serdeczne życzenia świąteczne, a także życzymy wszelkiej pomyślności w nadchodzącym 2025 roku.