Zamknij
Ta strona wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies, które są wymagane do jej prawidłowego działania. Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności.
Zgadzam się
Pod koniec 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych nowe struktury logiczne sprawozdań finansowych. Zgodnie z komunikatem opublikowanym 27 listopada 2025 r. mają one zastosowanie do sprawozdań finansowych sporządzanych za lata obrotowe rozpoczynające się 1 stycznia 2025 r. lub później. Resort zarekomendował korzystanie z nowych struktur również w odniesieniu do wcześniejszych lat obrotowych, wskazując je jako docelowe rozwiązanie systemowe.
Zastosowanie się do tej rekomendacji w praktyce może jednak doprowadzić do problemów technicznych, zwłaszcza dla tych spółek, które sprawozdania sporządzają i zatwierdzają już na początku roku. Sprawozdania finansowe sporządzone według nowych struktur nie są bowiem rozpoznawane przez Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS. System RDF nie przyjmuje na chwilę obecną takich plików (pojawia się komunikat: Błąd! Nie znaleziono schemy XSD), co oznacza, że spółki nie są w stanie skutecznie złożyć sprawozdania finansowego do KRS. W konsekwencji nie ma aktualnie możliwości wypełnienia ustawowego obowiązku złożenia sprawozdania w terminie 15 dni od jego zatwierdzenia.
W komunikacie z 6 lutego 2026 r. Ministerstwo dopuściło możliwość sporządzania i składania sprawozdań finansowych za rok obrotowy 2025 przy wykorzystaniu dotychczasowych, „starych” struktur logicznych, zapowiadając utrzymanie funkcjonalności RDF w tym zakresie co najmniej do czasu zakończenia prac wdrożeniowych.
Taki stan rzeczy może rodzić istotne trudności dla podmiotów, które – kierując się komunikatem z 2025 r. – już sporządziły sprawozdania finansowe według nowych struktur. Aby wywiązać się z obowiązku złożenia sprawozdania do KRS, podmioty te mają dwa wyjścia. Mogą sporządzić sprawozdanie ponownie, tym razem według starych struktur logicznych, co oznacza co najmniej dodatkowe nakłady pracy i/lub kosztów. Alternatywą jest oczekiwanie na przystosowanie systemu RDF do przyjmowania sprawozdań przygotowanych według nowych struktur. W ten sposób jednak narażają się potencjalnie na przekroczenie ustawowych terminów złożenia sprawozdania finansowego.
Wydaje się, że oczekiwanie na dostosowanie systemu RDF nie powinno prowadzić do negatywnych konsekwencji prawnych dla kierowników jednostek, o ile brak złożenia sprawozdania wynika z przyczyn od nich niezależnych, tj. z niedostosowania oficjalnego systemu teleinformatycznego do akceptowania opublikowanych struktur. Wszak impossibilium nulla obligatio est. Niemniej, aby móc wykazać należytą staranność, należałoby na bieżąco śledzić zmiany w zakresie funkcjonalności RDF, tj. regularnie weryfikować, czy system nie został już przystosowany do przyjmowania nowych sprawozdań, a także dokumentować podejmowane działania i decyzje. Oba rozwiązania są zatem uciążliwe.
Ministerstwo Finansów przyznaje, że problem istnieje, lecz pytania odnośnie dostosowania RDF do przyjmowania sprawozdań finansowych sporządzonych zgodnie z nowymi wymogami każe kierować do Ministerstwa Sprawiedliwości, zarządzającego tym systemem.
Nadal więc pozostaje aktualny postulat racjonalności ustawodawcy, tj. aby to co prawnie wymagane było także technicznie wykonalne. Należy również postulować, aby ministerstwa komunikowały się i uzgadniały kwestie techniczne między sobą bezpośrednio, zamiast przerzucać to zadanie na obywateli.
