Zamknij
Ta strona wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies, które są wymagane do jej prawidłowego działania. Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności.
Zgadzam się
Realizacja płatności za dostarczone towary lub wykonane usługi stanowi jeden z kluczowych obszarów funkcjonowania każdej firmy. Przez wiele lat obowiązujące przepisy nie regulowały szczegółowo sposobu opisywania płatności, pozostawiając nabywcom w tym zakresie swobodę. Wejście w życie KSeF wprowadza jednak istotne zmiany w tym obszarze. Nowe regulacje będą bowiem nakładać na podatników obowiązek wskazywania w tytule przelewu numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej, za którą realizowana jest płatność.
Zacznijmy od wyjaśnienia, kogo w ogóle dotyczy obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu przy dokonywaniu płatności. Kwestia ta została uregulowana w art. 108g ustawy o VAT. Zgodnie z nim, obowiązek ten obejmuje przede wszystkim nabywców będących czynnym podatnikiem VAT, dokonujących płatności z wykorzystaniem instrumentu umożliwiającego wskazanie tytułu transferu środków pieniężnych (w tym z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności) na rzecz innego czynnego podatnika VAT. Oznacza to, że jeżeli nabywca nie ma technicznej możliwości podania danych dotyczących tytułu transferu pieniędzy (np. dokonuje płatności kartą służbową lub korzysta z operatorów płatności internetowych) to obowiązek ten nie ma w tym zakresie zastosowania.
Trzeba również pamiętać o konieczności weryfikacji statusu dostawcy jako podatnika VAT czynnego. Status ten oceniać należy każdorazowo na dzień dokonywania płatności.
Taki sam obowiązek oznaczania płatności spoczywa nie tylko na nabywcach, ale również na wystawcach faktury, w przypadkach gdy płatność dokonywana jest w oparciu o polecenie zapłaty oraz podmiotach trzecich (np. faktorów) realizujących płatność za faktury wystawione na rzecz danego nabywcy będącego czynnym podatnikiem VAT.
Dla aktualizacji tego obowiązku kluczowe jest również ustalenie rodzaju dokumentu, za który płatność jest realizowana. Zasadniczo bowiem, przepisy wprowadzają wymóg dokonania płatności za faktury ustrukturyzowane, tj. wystawione i przekazane nabywcy z wykorzystaniem KSeF. Ten sam wymóg dotyczy jednak również płatności za faktury offline24 oraz faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF.
W praktyce sporo pytań budzi sytuacja, w której jedna płatność obejmuje kilka lub kilkanaście faktur. Numery KSeF zawierają bowiem wiele znaków o specyficznej strukturze. Interfejsy wykorzystywane do płatności zawierają natomiast ograniczenia co do liczby znaków. Rozwiązaniem w tym zakresie mogą być tzw. identyfikatory zbiorcze generowane z wykorzystaniem KSeF. Zagadnienie to omówimy szczegółowo w kolejnym wpisie.
Końcowo wskazać należy, że nowe obowiązki w zakresie oznaczania przelewów znajdą zastosowanie w odniesieniu do płatności realizowanych od 1 stycznia 2027 r. Nie ma jednak przeciwwskazań prawnych (podatkowych) do wykorzystywania tej metody już wcześniej, tj. w trakcie roku 2026.
Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!
