Obowiązek wystawiania faktur w KSeF – kogo dotyczy, a kto jest z niego wyłączony?

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych z wykorzystaniem KSeF znajduje zastosowanie w odniesieniu do dwóch podstawowych kategorii podmiotów. Pierwsza z nich, to podatnicy VAT posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski. To dosyć ogólnie i szeroko sformułowana zasada, która nie przewiduje wyłączeń ani ograniczeń. Co to oznacza w praktyce? 

Zacznijmy od przypadków najbardziej oczywistych. Podatnik VAT czynny z siedzibą w Polsce widoczny na tzw. białej liście podatników. Niezależnie od formy prowadzenia działalności gospodarczej (spółka prawa handlowego, spółka cywilna, jednoosobowa działalność gospodarcza, gmina, wspólnota mieszkaniowa itp.), faktury przez nich wystawiane będą musiały przechodzić przez KSeF. Kolejna grupa to krajowe (polskie) podmioty prowadzące działalność gospodarczą, które korzystają ze zwolnienia podmiotowego w VAT. Chodzi o tzw. nievatowców, czyli podmioty z obrotami poniżej 200.000 zł rocznie (za rok 2026 limit ma wzrosnąć do 240.000 zł rocznie). Obowiązkowy KSeF też będzie miał w ich przypadku zastosowanie. Muszą więc być gotowi na wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Ostatnia podkategoria to podmioty nieposiadające formalnie zarejestrowanej działalności gospodarczej (firmy) ale będący jednocześnie podatnikami VAT czynnymi lub zwolnionymi podmiotowo (np. przypadki zorganizowanego najmu prywatnych nieruchomości czy inne szczególne sytuacje). Ich też przepisy o obowiązkowym KSeF obejmują. W związku z tym, pojawiające się sformułowanie o powszechności stosowania KSeF przez podmioty z siedzibą na terytorium Polski wydaje się nie być na wyrost. Nie oznacza to jeszcze automatycznie, że każda realizowana przez te podmioty transakcja będzie musiała być dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną. Zakres przedmiotowy, czyli to jakie transakcje realizowane przez ww. podmioty takim obowiązkom będą podlegać to już temat na osobny (kolejny) wpis. Różne też będą terminy wejścia w życie tego obowiązku (tę kwestię też przeanalizujemy odrębnie).

Zupełnie inną kategorią podmiotów niż wskazani powyżej podatnicy z siedzibą w Polsce, do których znajdą zastosowanie obowiązki wynikające z KSeF są podmioty zagraniczne (bez siedziby w Polsce) jeżeli mają w naszym kraju tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności do celów VAT (SMPD) uczestniczące w transakcji objętej polskim VAT. To dosyć skomplikowana reguła sama w sobie, która budzi dodatkowo wątpliwości co do zgodności z regulacjami unijnymi – zarówno w kontekście decyzji derogacyjnej (zgody unijnej) na wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego przez Polskę, jak i ostatnich dużych zmian w dyrektywie VAT (pakiet zmian określany jako ViDA, VAT in Digital Age). Wynika z nich bowiem zezwolenie na objęcie obowiązkiem e-fakturowania przez dany kraj członkowski wyłącznie podmiotów z siedzibą w tym kraju (w Polsce). Natomiast polski ustawodawca rozszerzył ten zakres również na podmioty z siedzibą za granicą, które w Polsce mają wyłącznie SMPD. Mimo tej sprzeczności sygnalizowanej zresztą wielokrotnie przez Taxpoint i innych doradców podatkowych oraz dostrzeżonej także przez sądy administracyjne (I SA/Gl 500/24, nieprawomocny), nie zdecydowano się tych regulacji zmienić. Można więc w tym zakresie spodziewać się kolejnych sporów.

Kto w związku z tym nie będzie miał obowiązku korzystania z KSeF? Po pierwsze, podmioty posiadające siedzibę działalności gospodarczej za granicą. Jeżeli więc polski podatnik będzie nabywał towary lub usługi od takich zagranicznych dostawców (np. w formie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów czy importu usług), to faktury dokumentujące te zakupy nie trafią do KSeF. Drugi przypadek to podmioty z siedzibą za granicą i posiadające w Polsce SMPD, przy czym nie bierze ono udziału w transakcji (transakcja realizowana jest z zagraniczną centralą a nie polskim SMPD). Trzecia grupa podmiotów wyłączonych z obowiązków KSeF to stosunkowo liczni podatnicy zagraniczni zarejestrowani do celów VAT w Polsce. Oni również nie będą mieli obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Ostatnia grupa wyłączona z tego obowiązku to nowa kategoria funkcjonująca od początku 2025 r. – podmioty zagraniczne korzystające ze zwolnienia podmiotowego w ramach unijnej procedury SME. Wszyscy ww. (z wyjątkiem ostatniej grupy) będą jednak mogli wejść w KSeF na zasadzie dobrowolności. Czyli będą mogli, ale nie będą zobowiązani do wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF. Czy z tej opcji skorzystają? Śmiemy wątpić. Biorąc bowiem pod uwagę nakład pracy i koszty związane z dostosowaniem zagranicznych systemów finansowo-księgowych do polskiego KSeF, prawdopodobieństwo jest bliskie zeru.

Masz pytania dotyczące tego czym jest KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!