Obowiązkowy KSeF coraz bliżej?

Przepisy w tym zakresie mają wejść w życie 1 stycznia 2024 r. Projekt obecnie znajduje się w fazie konsultacji, które potrwają do 23 grudnia 2022 r. Podsumowanie jego najważniejszych założeń przedstawiamy poniżej.

Zakres podmiotowy

Do korzystania z KSeF zobowiązani będą, co do zasady, wszyscy podatnicy VAT w Polsce. Oznacza to, że obowiązek wystawiania e-faktur znajdzie zastosowanie nie tylko do podmiotów zarejestrowanych jako VAT czynni ale i podmiotów z VAT zwolnionych – zarówno podmiotowo (tzw. drobni przedsiębiorcy) jak i przedmiotowo. Spod tego obowiązku wyłączono podmioty zagraniczne nieposiadające siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Dodatkowo, minister właściwy do spraw finansów publicznych będzie mógł wydać rozporządzenie, w którym określi inne podmioty niemające obowiązku stosowania KSeF. Co ciekawe, informacja o obowiązku / braku obowiązku stosowania KSeF przez dany podmiot będzie umieszczana na tzw. białej liście.

Zakres przedmiotowy

Za pomocą faktury ustrukturyzowanej powinny być udokumentowane wszystkie czynności, które wymagają wystawienia faktury zgodnie z ustawą o VAT. Dotyczy to zarówno transakcji krajowych, jak i zagranicznych (np. WDT, eksport towarów, eksport usług). Obowiązkiem wystawienia faktury w KSeF objęta będzie również tzw. sprzedaż konsumencka (B2C).

Co ważne, w przypadkach, w których odbiorca faktury nie będzie zobowiązany do stosowania KSeF (np. podatnik zagraniczny lub konsument), sprzedawca powinien przekazać mu e-fakturę w sposób z nim uzgodniony (poza KSeF). Z przepisów wynika również obowiązek oznaczenia takiej faktury celem umożliwienia odbiorcy weryfikacji danych w niej zawartych przy wykorzystaniu KSeF. Nie jest natomiast do końca jasne, w jaki sposób takie oznaczenie ma zostać wprowadzone.

Sankcje

Projekt wprowadza ogólną zasadę, zgodnie z którą, obowiązek dokumentowania transakcji fakturą powinien być realizowany wyłącznie z wykorzystaniem KSeF (poza pewnymi wyjątkami przewidzianymi w przepisach). Fakturą więc będzie wyłącznie dokument wystawiony w formie ustrukturyzowanej i przesłany do KSeF. Dokumenty wystawione poza KSeF, nie będą w ogóle uznawane za faktury w rozumieniu ustawy o VAT.

Dodatkowo, za niedopełnienie ustawowych obowiązków w postaci stosowania KSeF lub zbyt późne przekazanie faktury do KSeF, na podatnika nałożona zostanie kara pieniężna (w ramach odrębnej decyzji) w wysokości do 100% kwoty podatku należnego wykazanego na fakturze lub do 18,7% kwoty należności głównej gdy faktura nie zawiera podatku należnego. Wysokość kary pieniężnej wynosić będzie przy tym nie mniej niż 1.000 zł (nie mniej niż 500 zł w przypadku zbyt późnego przesłania faktury do KSeF). Przepisy dotyczące kar wejdą w życie 1 lipca 2024 r. (pół roku po wejściu w życie obowiązkowego KSeF).

Pozostałe kwestie poruszone w projekcie:

• w przypadkach gdy faktury korygujące wystawione zostały w formie e-faktury, sprzedawca będzie mógł dokonać obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku VAT należnego za okres rozliczeniowy w którym taką fakturę korygującą wystawił (brak obowiązku posiadania dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienia z nabywcą). Nabywca będzie natomiast obowiązany do skorygowania podatku VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym taką fakturę otrzymał w KSeF,
• począwszy od 2025 r. zniknie możliwość wystawiania popularnych dzisiaj faktur uproszczonych w postaci paragonów z NIP nabywcy (do kwoty 450 zł),
• faktura rozliczeniowa będzie musiała w swojej treści zawierać dodatkowo numer KSeF przyporządkowany fakturom zaliczkowym,
• przewiduje się wprowadzenie nowego typu faktury korygującej, która wystawiana będzie w KSeF przez nabywcę. Jej wejście do obiegu prawnego będzie wymagało akceptacji (potwierdzenia) przez sprzedawcę. Do momentu akceptacji taka korekta nie będzie wywoływała skutków prawnych dla stron,
• opisane zostały szczególne procedury dotyczące fakturowania w przypadkach, w których KSeF przestanie działać w wyniku np. awarii czy braku dostępności.