Fakturowanie z wykorzystaniem KSeF możliwe jest już od 1 stycznia 2022 r. Obecny model działa na zasadzie dobrowolności oraz konieczności uzyskania wcześniejszej zgody nabywcy. Reguły te zmienią się jednak w roku 2026 r. Wystawianie faktur z wykorzystaniem KSeF stanie się obowiązkowe dla zdecydowanej większości podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Przepisy przewidują przy tym fazowanie obowiązku i podział na dwie zasadnicze części. Najmniejsi podatnicy wejdą natomiast w KSeF dopiero z początkiem 2027 r.
Jednym z elementów tzw. Polskiego Ładu w obszarze podatkowym było wprowadzenie możliwości wystawiania faktur w KSeF. Rozwiązanie to zostało w pierwszym etapie zaprojektowane jako opcja dla podatników. W związku z tym, faktury w KSeF były (i są nadal) wystawiane na zasadzie dobrowolności. Koniecznie jest również uzyskanie wcześniejszej zgody nabywcy na wymianę faktur z wykorzystaniem KSeF. Sam KSeF w postaci obowiązującej obecnie (KSeF 1.0) ma charakter uproszczony i pozbawiony jest wielu funkcjonalności.
Od początku jednak wiadomo było, że polski ustawodawca dążyć będzie do wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Stąd też podjęte zostały określone działania na szczeblu unijnym – obowiązkowy KSeF wymagał uzyskania wcześniejszej zgody (derogacji) na odstępstwo od przepisów unijnych. Regulacje Dyrektywy VAT, na bazie których zbudowane są polskie przepisy, nie przewidywały bowiem możliwości wprowadzenia przez poszczególne państwa członkowskie należące do UE generalnego obowiązku fakturowania w formie elektronicznej. Taka zgoda została finalnie uzyskana przez Polskę (Polska nie jest tu przy tym jedynym krajem, który z tej opcji skorzystał – podobnie postąpiły m.in. Włochy, Rumunia czy Węgry). Zintensyfikowano więc prace nad KSeF w wariancie obowiązkowym.
Po wielu perturbacjach, audytach, konsultacjach i odroczeniach, z prawdopodobieństwem graniczącym z pewnością (w chwili publikacji tego wpisu ostateczne przepisy są w końcowej fazie ścieżki legislacyjnej – pewne drobne poprawki zostały wprowadzone przez Senat i projekt ustawy wraca do Sejmu, którego posiedzenie zaplanowane jest na 4 i 5 sierpnia) możemy w końcu powiedzieć, że znamy finalne daty wejścia w życie obowiązków związanych z fakturowaniem elektronicznym w ramach modelu docelowego, tzw. KSeF 2.0.
Jak wynika z ww. przepisów, obowiązek wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF będzie miał zastosowanie począwszy od:
Dodatkowo, w drodze wyjątku, podatnicy, których obrót dokumentowany fakturami nie przekracza 10.000 zł brutto miesięcznie będą mogli skorzystać z dodatkowego okresu przejściowego obowiązującego do końca 2026 r. W związku z tym, w odniesieniu do takich podmiotów (określanych jako tzw. wykluczeni cyfrowo) obowiązki związane z KSeF wejdą w życie 1 stycznia 2027 r.
Co z tego wynika w praktyce? Najważniejszą kwestią jest to, że wskazane powyżej terminy odnoszą się wyłącznie do obowiązku wystawiania faktur w KSeF, a nie jego całościowej obsługi, w tym pobierania z jego wykorzystaniem faktur zakupowych (w jednym z pierwszych wpisów przedstawiającym ogólny opis KSeF wskazywaliśmy, że jest to rozwiązanie informatyczne nie tylko do wystawiania ale również odbioru faktur – temat pobierania faktur z KSeF poruszymy w kolejnych wpisach). Może więc zdarzyć się i zapewne się zdarzy, że największe podmioty zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF już od 1 lutego 2026 r. nie będą w stanie pobrać wszystkich faktur zakupowych z KSeF. Ich krajowi dostawcy mogą bowiem być podmiotami mniejszymi, względem których obowiązek fakturowania w KSeF znajdzie zastosowanie w terminie późniejszym (w kwietniu 2026 r. lub w styczniu 2027 r.). Najwięksi podatnicy nie mogą więc przyjąć założenia i uproszczenia, że cały obieg „polskich” faktur realizowany będzie w oparciu o KSeF z początkiem lutego 2026 r.. W odniesieniu do wystawianych przez nich faktur sprzedaży teza ta jest prawdziwa. Dla faktur zakupowych już nie. Wprowadzone fazowanie obowiązków KSeF zadziała też analogicznie w drugą stronę. Możesz być podmiotem mniejszym, który będzie miał obowiązek wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r., ale jeżeli pośród twoich dostawców są podmioty, które w obowiązkowy KSeF wejdą wcześniej, to powinieneś spodziewać się, że otrzymasz fakturę zakupową w formacie ustrukturyzowanym w KSeF odpowiednio wcześniej (odpowiednio 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r.).
Druga kwestia to ustalenie, jakie konkretnie zdarzenie powoduje, że dana faktura powinna znaleźć się obowiązkowo w KSeF. Z przepisów przejściowych wynika zasada wskazująca, że kluczowa jest data wystawienia faktury. W związku z tym, jeżeli faktura wystawiana jest z datą graniczną (1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. – w zależności od statusu podatnika) lub w dniu następującym po niej, to taka faktura powinna być już wystawiona w KSeF. Dotyczy to zarówno standardowych faktur sprzedaży, jak i faktur korygujących, zaliczkowych czy końcowych (bez znaczenia pozostaje to, że faktura pierwotna związana z wystawianą korektą była wystawiona jeszcze przed obowiązkowym KSeF, podobnie jest z fakturami zaliczkowymi).
