Podmiot3 na fakturze ustrukturyzowanej – o kogo może chodzić?

Pierwsza część danych w węźle Podmiot3 to znane z wcześniejszych publikacji informacje pozwalające na identyfikację tego podmiotu. Elementami otwierającymi węzeł są IDNabywcy – unikalny identyfikator nabywcy  (element: Podmiot3/IDNabywcy) oraz NrEORI – unijny numer identyfikacyjny stosowany w kontaktach z administracją celną (element: Podmiot3/NrEORI). Oba pola są fakultatywne i mogą pozostać niewypełnione.

Dalej, obowiązkowe jest wskazanie numerów podatkowych identyfikujących podmiot trzeci – również według reguł opisywanych w poprzednich tekstach, tj. NIP (dla podmiotów krajowych), KodUE + NrVatUE (dla podmiotów posługujących się numerem unijnym), NrID (dla podmiotów posiadających inny identyfikator podatkowy niż NIP lub NrVatUE) oraz BrakID (gdy brak jest jakiegokolwiek numeru identyfikacyjnego dla tego podmiotu). Nowością w tym zakresie jest przypisane dodatkowego identyfikatora wewnętrznego (IDWew) generowanego w KSeF do danego NIP. Ma to na celu usprawnienie obiegu faktur w podmiotach złożonych oraz ograniczenie wglądu do tych faktur przez inne jednostki organizacyjne – np. JST czy grupach VAT.

W dalszej części informacji ogólnych o podmiocie trzecim możliwe (ale nie obowiązkowe) jest wskazanie adresu tego podmiotu składającego się z kodu kraju oraz szczegółowych danych adresowych. 

Struktura przewiduje również możliwość uzupełnienia danych kontaktowych takich jak adres e-mail czy telefon. Dane te nie mają charakteru obowiązkowego, ale pozwalają na sprawniejszą identyfikację faktury w organizacji poprzez np. przypisanie ich do konkretnego pracownika lub działu. 

Kluczowa i unikalna w skali całej struktury logicznej faktury jest sekcja związana z rolą, jaką dany podmiot trzeci pełni w odniesieniu do faktury i dokumentowanej nią transakcji. Struktura przewiduje dedykowane typy i rodzaje ról, które należy wskazać w treści faktury poprzez podanie odpowiedniej cyfry przyporządkowanej do roli zgodnie z poniższym wzorem:

Jeśli podmiot trzeci pełni rolę inną niż wskazane powyżej, można skorzystać z pola opisowego i wskazać własny rodzaj roli. Jednemu podmiotowi trzeciemu związanemu z fakturą można przypisać więcej niż jedną rolę. Szczególną uwagę należy zwrócić w tym zakresie na rolę „5” (wystawca faktury.) Dotyczy ona wyjątkowych przypadków gdy w imieniu sprzedawcy fakturę wystawia podmiot z nią niezwiązany, czyli np. komornik, organ egzekucyjny czy też przedstawiciel podatkowy. Oznaczenia tego nie należy natomiast stosować do klasycznego samofakturowania.

Jak wskazaliśmy na początku, wypełnienie sekcji Podmiot3 na e-fakturze nie jest obowiązkowe – nawet jeśli okoliczności danej transakcji wskazują, że bierze w niej udział inny podmiot niż sprzedawca i nabywca. Są jednak sytuacje, w których węzeł ten będzie odgrywał istotną rolę. Dotyczy to w szczególności przypadków faktur wystawianych na rzecz jednostek samorządu terytorialnego czy grup VAT. W takich sytuacjach, w części poświęconej nabywcy (Podmiot2) wskazać należy nie rzeczywistego nabywcę towaru lub usługi, ale JST lub Grupę VAT będących podatnikami VAT. Brak właściwego uzupełnienia dodatkowej sekcji Podmiot3 z danymi faktycznego nabywcy (danej jednostki budżetowej lub spółki wchodzącej w skład grupy VAT) będzie skutkował tym, że wystawiona faktura trafi wyłącznie na konto zakupowe KSeF należące do JST lub grupy VAT jako całości, a nie konkretnego podmiotu będącego jej członkiem. Może to utrudnić identyfikację faktury przez tego nabywcę oraz skutkować negatywnymi konsekwencjami dla dostawcy (np. dyskusji co do poprawności formalnej faktury, opóźnień w płatnościach itp.).

Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!