Praca zdalna z zagranicy – co trzeba wiedzieć?

Praca zdalna zdała egzamin i nikogo już nie dziwi. Dlatego polski ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie jej do Kodeksu pracy na stałe. Nowe przepisy w tym zakresie wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 r.

Co jednak, gdy pracownik chciałby świadczyć pracę przebywając w innym kraju? W czasie pandemii popularne stały się workation, tzw. praco-wakacje, czyli sposób na podróżowanie po świecie bez wykorzystywania urlopu wypoczynkowego. Pracownik za dnia pracuje i wykonuje swoje obowiązki, a po zakończonej pracy może udać się na plażę i surfować w oceanie. W ostatnim czasie coraz głośniej jest też o zjawisku tzw. digital nomads. Kim są cyfrowi nomadzi? To ludzie, którzy nie przywiązują się do konkretnego miejsca zamieszkania, często zmieniają swoje miejsce pobytu i wykonują swoją pracę przy użyciu technologii cyfrowych.

Obydwa trendy są bardzo ciekawe i z pewnością taki rodzaj świadczenia pracy będzie zyskiwał na popularności. Umożliwienie pracownikom pracy w ten sposób stanowi niewątpliwie potężny benefit pracowniczy, więc firmy, które zdecydują się na wdrożenie polityk pracy z zagranicy będą posiadać większy potencjał przyciągania wykwalifikowanych kandydatów. Ten rodzaj świadczenia pracy niesie ze sobą jednak szereg wyzwań prawnych, których pracodawca powinien być świadomy przed wyrażeniem zgody na świadczenie przez pracownika pracy z zagranicy. Należy jednak podkreślić, że brak jest tutaj uniwersalnych zasad, a dokładna analiza prawna będzie zależała m.in. od:

• państwa, z którego praca zdalna jest wykonywana,
• rodzaju świadczonej pracy,
• długości pobytu pracownika w państwie docelowym.

Kluczowe kwestie, które powinny zostać wzięte pod uwagę to:

• czy Polska posiada podpisaną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania („UPO”) z państwem docelowym?

Informacja ta jest istotna pod kątem tego, jakie przepisy powinny zostać zastosowane, by uniknąć efektu podwójnego opodatkowania pensji pracownika. Analiza UPO powinna dać odpowiedź, kiedy pracownik zostanie uznany za rezydenta podatkowego przez państwo, w którym wykonuje zdalnie pracę, co w niektórych sytuacjach może prowadzić do pojawienia się obowiązku na gruncie podatku dochodowego w tym państwie. Pracodawca powinien również przeanalizować definicję zakładu w rozumieniu konkretnej UPO. W niektórych bowiem przypadkach praca zdalna wykonywana przez pracownika za granicą może doprowadzić do powstania u pracodawcy zakładu podatkowego w państwie świadczenia pracy i obowiązku rozliczania tam podatku dochodowego (odpowiednika polskiego CIT). Niezależnie od powyższego, konieczna będzie także analiza lokalnych przepisów podatkowych.

• składki na ubezpieczenie społeczne – gdzie je zapłacić?

W Unii Europejskiej ogólną zasadą jest podleganie w zakresie ubezpieczeń społecznych ustawodawstwu tego państwa, w którym wykonywana jest praca. Jeśli jednak świadczenie pracy z zagranicy ma charakter tymczasowy, a pracownik nadal ma miejsce zamieszkania i wykonuje znaczną część pracy w Polsce, może podlegać ubezpieczeniom społecznym w Polsce. W sytuacji, kiedy praca zdalna wykonywana jest spoza Unii Europejskiej, konieczna będzie weryfikacja umów o zabezpieczeniu społecznym zawartych przez Polskę z danym państwem, a jeśli ich nie zawarto – lokalnych przepisów ubezpieczeniowych.

• czy istnieją bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, których należy przestrzegać?

Warto pamiętać, że dostęp do rynku pracy danego państwa może podlegać ograniczeniom, a świadczenie pracy przez obcokrajowca może wymagać spełnienia dodatkowych formalności, np. uzyskania zezwolenia na pracę czy specjalnej wizy. Lokalny system prawa pracy może również przewidywać odmienne regulacje co do uprawnień pracowniczych. W szczególności może to dotyczyć wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, wymogów BHP dla pracy na danym stanowisku, długości urlopów, dopuszczalności pracy w określonych systemach czasu pracy lub w godzinach nadliczbowych.

• czy dane osobowe przetwarzane przez pracownika pracującego z zagranicy będą bezpieczne?

Przed umożliwieniem pracownikowi świadczenia pracy z zagranicy należy rozważyć kwestię ochrony danych osobowych i tego, czy ich transfer poza granice Polski nie obniża poziomu ochrony, a w konsekwencji nie wymaga zastosowania dodatkowych środków bezpieczeństwa. Ma to kluczowe znaczenie zwłaszcza w sytuacji, kiedy praca zdalna ma być wykonywana z kraju, w którym nie obowiązują przepisy RODO.

• czy pracodawca będzie w stanie wywiązać się ze swoich obowiązków względem pracownika?

Przepisy o pracy zdalnej nakładają na pracodawcę szereg obowiązków, które musi wypełnić w stosunku do pracownika wykonującego pracę zdalną. Przykładowo, pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy czy pomocy technicznej niezbędnej do jej wykonywania. W praktyce realizacja tego obowiązku, kiedy praca wykonywana jest zagranicą może być istotnie utrudniona i wiązać się z dodatkowymi kosztami. W przypadku natomiast ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu ponoszonych przez pracownika kosztów pracy zdalnej należy rozważyć, czy nie należałoby zastosować stawek lokalnych, a nie tych obowiązujących w Polsce.

Powyższe zagadnienia to jedynie niektóre kwestie, z którymi musi zmierzyć się pracodawca decydujący się na umożliwienie pracownikom świadczenia pracy zdalnej z zagranicy. Postępująca digitalizacja i mobilność pracowników z pewnością sprawią jednak, że zjawisko to będzie zyskiwać na popularności. Warto zatem rozważyć wdrożenie stosownych polityk pracy zdalnej z zagranicy, które z jednej strony odpowiednio zabezpieczą interes pracodawcy, a jednocześnie pozwolą pracownikom na większą elastyczność.