Zamknij
Ta strona wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies, które są wymagane do jej prawidłowego działania. Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności.
Zgadzam się
Krajowy System e-Faktur oparty jest na modelu uprawnień. Oznacza to, że aby wystawić lub odebrać fakturę z wykorzystaniem KSeF w imieniu podatnika VAT, konieczne jest dysponowanie odpowiednimi do tego uprawnieniami. Przepisy przewidują możliwość przyznawania takich uprawnień różnym podmiotom i w różnym zakresie. Przewidziane są również specyficzne modele uprawnień. Z uwagi na przyjęte rozwiązania, odpowiednie zarządzanie uprawnieniami ma niebagatelne znaczenie z punktu widzenia sprawności operacyjnej oraz bezpieczeństwa podatnika.
Jedną z pierwszych czynności o charakterze technicznym ale zarazem kluczowym dla obsługi procesów związanych z fakturami w KSeF jest ustalenie konkretnych ról jakie dane osoby lub podmioty zewnętrzne będą pełnić w związku z obsługą KSeF po stronie podatnika. Dostęp do KSeF jest bowiem reglamentowany i ściśle kontrolowany. Oznacza to, że tylko podmiot posiadający uprawnienie do korzystania z KSeF w imieniu danego podatnika będzie w stanie wykonywać w sposób skuteczny niezbędne dla prowadzonej działalności operacje w postaci wystawienia faktury lub jej odbioru.
Zgodnie z projektem rozporządzenia z 21 maja 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF, przewidywane są trzy podstawowe rodzaje uprawnień w KSeF obejmujące:
Samo nadawanie uprawnień w modelu standardowym możliwe jest na dwa zasadnicze sposoby. Pierwszy z nich – elektroniczny i możliwy do zastosowania po zalogowaniu się na konto podatnika w KSeF – dotyczy podatników prowadzących indywidualną działalność gospodarczą oraz podatników działających w innych formach, pod warunkiem, że dysponują pieczęcią kwalifikowaną zawierającą NIP podatnika. Takie podmioty mają automatycznie przypisane uprawnienia właścicielskie (pierwotne) i uprawnione są do zarządzania KSeF w kontekście tych podatników. W pozostałych przypadkach (inne formy prawne niż indywidualna działalność gospodarcza i brak pieczęci kwalifikowanej z NIP) konieczne jest złożenie do naczelnika urzędu skarbowego odrębnego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (formularz ZAW-FA) do korzystania z KSeF. W treści tego formularza należy wskazać jedną konkretną osobę fizyczną (i tylko jedną!), która uzyska uprawnienie właścicielskie (pierwotne). Taka osoba stanie się super-administratorem KSeF danego podatnika i wykonywać będzie mogła wszelkie możliwe operacje z wykorzystaniem KSeF i w jego imieniu. Będzie więc mogła zarówno wystawiać i odbierać faktury, jak i przekazywać uprawnienia KSeF innym podmiotom.
W oparciu o posiadane uprawnienia pierwotne oraz interfejs KSeF możliwe jest więc tworzenie całej siatki standardowych uprawnień o charakterze wtórnym. Podmiot z uprawnieniami właścicielskimi realizowanymi w kontekście danego podatnika (sprzedawcy) może bowiem dowolnie i według własnego uznania generować i przekazywać innym osobom uprawnienia do nadawania i odbierania uprawnień, wystawiania faktur oraz odbierania faktur w KSeF. Takie uprawnienia mają każdorazowo charakter zindywidualizowany i przypisany do konkretnej osoby fizycznej identyfikowanej po NIP, PESEL lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu. W modelu standardowym, uprawnienie do wystawiania i odbierania faktur w KSeF można przekazać również podmiotowi niebędącemu osobą fizyczną (np. biuru rachunkowemu, centrum usług wspólnych itp.). Taki podmiot we własnym zakresie będzie następnie delegował posiadane uprawnienia konkretnym osobom do działania w jego imieniu (np. danym pracownikom biura rachunkowego).
Odrębny charakter ma uprawnienie związane z samofakturowaniem (oraz fakturami VAT-RR), czyli sytuacją, w której to nabywca jest podmiotem wystawiającym fakturę w imieniu sprzedawcy.
Jeszcze inne modele uprawnień przewidziane zostały dla podmiotów wchodzących w skład jednostki samorządu terytorialnego i tworzących grupy VAT. Wynika to ze specyfiki ich działalności oraz istnienia w ramach jednego podatnika VAT wielu jednostek podrzędnych (JST) lub innych podmiotów gospodarczych (GV) oraz chęci przyporządkowania danym podmiotom dostępu wyłącznie do faktur związanych z konkretną jednostką podrzędną lub podmiotem gospodarczym (a nie do wszystkich faktur związanych z JST lub GV). Do prawidłowego działania tych uprawnień konieczne jest wskazanie właściwych członków JST lub GV w odpowiedniej sekcji faktury (Podmiot3).
Z uwagi na szczególną rolę, jeszcze inny model uprawnień znajduje zastosowanie w odniesieniu do komorników sądowych i organów egzekucyjnych.
Nadanie odpowiednich uprawnień, zarządzanie i kontrola nad nimi to niełatwe zadanie. Przy realizacji tego zadania, naszym zdaniem, warto zwrócić uwagę m.in. na następujące kwestie:
