Ustawa o sygnalistach – jakie obowiązki przewiduje i kogo dotyczy?

Do uchwalonego przez Sejm tekstu ustawy Senat zaproponował swoje poprawki.  Sejm zadecyduje teraz, czy przyjmie senackie zmiany, wszystko wskazuje jednak na to, że przepisy nowej ustawy zaczną obowiązywać jeszcze w tym roku (ustawa ma wejść w życie po upływie 3 miesięcy od jej ogłoszenia). Warto zatem zacząć już przygotowania do  wdrożenia nowych rozwiązań.

Ustawa przewiduje m.in. stworzenie przez podmioty prywatne wewnętrznych kanałów, za pośrednictwem których sygnaliści będą mogli zgłaszać zaobserwowane naruszenia prawa w określonych ustawowo dziedzinach. Obowiązkiem stworzenia takich kanałów objęci zostali pracodawcy, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Obliczając stan zatrudnienia należy uwzględnić pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale również osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Niektóre podmioty prywatne zobowiązane będą do wdrożenia przepisów ustawy bez względu na stan zatrudnienia. Dotyczy to podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

Podstawowym obowiązkiem wynikającym z ustawy jest ustalenie  wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Ustawa wymaga w tym zakresie konsultacji z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, jeśli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa. Informację o procedurze zgłoszeń będzie trzeba przekazywać również osobom ubiegającym się o pracę wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Ustawa przewiduje szereg informacji, jakie muszą znaleźć się w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Przykładowo, należy w niej wskazać osobę, jednostkę organizacyjną lub podmiot zewnętrzny, które upoważnione będą do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Należy również określić sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę. Powinny one obejmować co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie (telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej) lub pisemne (w postaci papierowej lub elektronicznej). W tym zakresie należy zastanowić się, w jaki sposób i w jakiej formie zgłoszenia powinny być dokumentowane z uwzględnieniem nie tylko przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów, ale również regulacji dotyczących ochrony danych osobowych. Procedura powinna także określać tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, obowiązek podjęcia działań następczych czy wskazanie osoby lub jednostki zobowiązanej do ich podjęcia.

Zanim zatem procedura zgłoszeń wewnętrznych zostanie skonsultowana, ogłoszona i wdrożona, konieczne jest rozważenie szeregu kwestii dotyczących tego, jak system zgłaszania naruszeń ma działać w danej organizacji, kogo i w jakim zakresie należy upoważnić do realizacji obowiązków z tym związanych, a przede wszystkim, w jaki sposób zapewnić realizację głównego celu Dyrektywy, tj. zrównoważonej i skutecznej ochrony osób zgłaszających naruszenia.