Zamknij
Ta strona wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies, które są wymagane do jej prawidłowego działania. Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności.
Zgadzam się
Fakturę ustrukturyzowaną wystawioną z wykorzystaniem KSeF można wykorzystać poza tym systemem. Wymaga to wygenerowania wizualizacji. Na wystawcy faktury ciąży obowiązek zapewnienia jej zgodności z fakturą znajdującą się w KSeF. Mając na uwadze fakt, że poza jednym obowiązkowym elementem przepisy nie odnoszą się w ogóle do tej kwestii, utworzenie wizualizacji w prawidłowy sposób może budzić wątpliwości praktyczne.
W dobie obowiązkowego fakturowania elektronicznego z wykorzystaniem KSeF można zadawać sobie pytanie po co w ogóle generować wizualizacje faktur. Skoro bowiem faktura w formacie ustrukturyzowanym została wystawiona w KSeF, to druga strona transakcji ma do niej dostęp poprzez KSeF. Po co w takim razie tworzyć dodatkowe dokumenty (np. pliki PDF)? Na pierwszy rzut oka, wydaje się, że pytanie to jest jak najbardziej zasadne. Wchodząc jednak głębiej w treść przepisów, realia gospodarcze i stosunki istniejące między stronami, może okazać się, że wygenerowanie dodatkowej wizualizacji celem przekazania tego dokumentu nabywcy może w pewnych sytuacjach okazać się niezbędne. I to niezależnie od faktu, że faktura została już przez sprzedawcę wystawiona w KSeF.
Jakie to przypadki? W pierwszej kolejności, wskazać można faktury wystawiane na podmioty zagraniczne, które dostępu do polskiego KSeF nie mają. Jeżeli więc realizujemy sprzedaż np. w ramach WDT lub eksportu towarów, to zasadniczo powinniśmy działać dwutorowo – w pierwszym kroku wystawić fakturę w formie ustrukturyzowanej z wykorzystaniem KSeF i następnie, po przydzieleniu tej fakturze numeru KSeF, wygenerować jej wizualizację celem przekazania nabywcy. Inny przypadek to faktury krajowe wystawiane na podmioty nieposiadające NIP (np. konsumentów). Jeżeli są one wystawiane w KSeF (nie ma w tym zakresie bezwzględnego obowiązku), to i tak niezbędne będzie wygenerowanie wizualizacji, która takiemu podmiotowi zostanie później przekazana. Wreszcie, strony mogą ustalić między sobą, że niezależnie od obowiązków związanych z KSeF, chcą utrzymać dodatkowy obieg faktur w formacie dokumentów elektronicznych.
Kluczowe przy generowaniu wizualizacji faktur przesłanych do KSeF jest zapewnienie spójności treści obu dokumentów. Wizualizacja powinna być wiernym odwzorowaniem danych i informacji o transakcji wykazanych na fakturze ustrukturyzowanej przesłanej do KSeF. Wizualizacja to więc swego rodzaju obraz (kopia) danych przesłanych do KSeF, tyle że w formacie graficznym.
Co to oznacza w praktyce? Każdy element będący częścią faktury ustrukturyzowanej sporządzonej według określonej schemy i przesłany do KSeF musi zostać odwzorowany w wizualizacji w sposób niezmieniający jego treści. Niedopuszczalne jest więc skracanie niektórych informacji, wprowadzanie innych oznaczeń pól zmieniających ich znaczenie, modyfikowanie opisów czy dodawanie dodatkowych elementów związanych z transakcją, których nie wykazano w pliku XML przesłanym do KSeF.
Możliwe jest natomiast wzbogacenie wizualizacji o elementy graficzne, informacyjne lub organizacyjne, takie jak logo wystawcy, dodatkowe dane kontaktowe, instrukcje czy odnośniki do serwisów internetowych. Nie obowiązuje w tym zakresie katalog elementów, których wizualizacja może nie obejmować lub danych nadmiarowych możliwych do zaprezentowania. Generując obraz faktury w KSeF powinnyśmy kierować się zasadą czytelności i przejrzystości. Należy w takim przypadku postawić się w roli odbiorcy faktury, który dysponuje dwoma dokumentami – fakturą ustrukturyzowaną w KSeF oraz wizualizacją otrzymaną poza KSeF. Jeżeli porównując oba te dokumenty ze sobą, u odbiorcy pojawiają się wątpliwości co do samego przedmiotu transakcji lub okoliczności z nią związanych, to istnieją podstawy do uznania, że taka wizualizacja została wygenerowana w sposób nieprawidłowy.
Nie jest przy tym zalecana praktyka przekazywania do KSeF plików XML zawierających wyłącznie podstawowe elementy obowiązkowe wynikające z ustawy o VAT przy jednoczesnym ujmowaniu wszystkich danych dodatkowych wyłącznie w warstwie wizualnej (np. terminów lub formy płatności, numeru rachunku bankowego czy dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji). Informacje, które mają znaczenie prawne lub podatkowe, powinny wynikać z danych strukturalnych, a nie z dodatkowej prezentacji graficznej.
W praktyce często zachodzi również potrzeba przygotowania faktury lub wizualizacji w języku obcym. Zasadne są więc pytania, czy sama faktura może być sporządzona w języku polskim, a wizualizacja w języku właściwym dla zagranicznego kontrahenta. Organy podatkowe taką możliwość dopuszczają, pod warunkiem że wizualizacja wiernie odzwierciedla dane zawarte w pliku XML przesłanym do KSeF, tyle że w innym języku (tak m.in. Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 3 lipca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA). Trzeba przy tym zaznaczyć, że nie ma przeszkód, aby sam plik XML faktury przesyłany do KSeF zawierał dane przygotowane w języku obcym.
Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!
