Zamknij
Ta strona wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies, które są wymagane do jej prawidłowego działania. Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności.
Zgadzam się
Kwestia wizualizacji faktur ustrukturyzowanych od początku funkcjonowania KSeF budziła istotne wątpliwości praktyczne. Przepisy nie zawierały żadnych wytycznych dotyczących tego, jak powinna wyglądać wizualizacja faktury ani w jakim zakresie może różnić się od pliku XML przesyłanego do KSeF. Dotychczas z wyjaśnień MF oraz praktyki interpretacyjnej wynikało, że kluczowe znaczenie ma przede wszystkim spójność merytoryczna pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a jej wizualizacją. Najnowsze interpretacje pokazują jednak, że nawet pozornie drobne różnice mogą podatników słono kosztować.
W przepisach ustawy o VAT na próżno można poszukiwać odpowiedzi na pytanie, jak powinna wyglądać wizualizacja faktury ustrukturyzowanej. Regulacje wskazują jedynie przypadki, w których taka wizualizacja powinna zostać udostępniona nabywcy. Chodzi przede wszystkim o sytuacje, gdy odbiorca nie ma obowiązku korzystania z KSeF, jak ma to miejsce np. w przypadku konsumentów czy podmiotów zagranicznych niemających siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Pewnych wskazówek interpretacyjnych dostarczają natomiast wyjaśnienia Ministerstwa Finansów zawarte w Q&A oraz Podręczniku KSeF, a w ostatnich miesiącach również interpretacje indywidualne Dyrektora KIS. Z powyższych źródeł można wysnuć wniosek, że kluczowe znaczenie ma przede wszystkim zachowanie spójności merytorycznej pomiędzy plikiem XML przesłanym do KSeF a wizualizacją przekazywaną kontrahentowi. Organy podatkowe akceptowały przy tym pewną elastyczność co do prezentacji danych, o ile wizualizacja nie wprowadzała odbiorcy w błąd co do przedmiotu lub warunków transakcji. Szerzej na ten temat pisaliśmy w artykule (link1).
Pod koniec kwietnia br. zaczęły pojawiać się interpretacje pokazujące wyraźne zaostrzenie podejścia organów podatkowych do kwestii wizualizacji faktur ustrukturyzowanych (zob. interpretacje z 5 maja br., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST, z 30 kwietnia br., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC, 0114-KDIP1-1.4012.94.2026.1.MKA, 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW oraz z 29 kwietnia br., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG). Dyrektor KIS podkreślał w nich, że wizualizacja powinna odpowiadać fakturze znajdującej się w KSeF nie tylko co do sensu ekonomicznego transakcji, ale również co do zakresu prezentowanych danych i sposobu ich przedstawienia. W szczególności nie powinny występować różnice, które mogłyby wprowadzać odbiorcę w błąd lub powodować, że wizualizacja przestaje być wiernym odzwierciedleniem faktury ustrukturyzowanej.
W sprawach będących przedmiotem interpretacji podatnicy wskazywali, że przygotowywane przez nich wizualizacje PDF mogą zawierać (poza danymi obowiązkowymi wynikającymi z ustawy o VAT) dodatkowe elementy niewpływające na klasyfikację przedmiotu transakcji. Jednocześnie część informacji dodatkowych obecnych w pliku XML nie była prezentowana na wizualizacji, a niektóre elementy wizualizacji PDF prezentowały dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób. Jako przykład wskazano sytuację, w której zamiast nagłówka „opis pozycji” pojawiał się nagłówek „nazwa produktu”. Takie rozwiązanie zostało jednak zakwestionowane przez Dyrektora KIS. Organ stwierdził, że: „informacje podane na wizualizacji udostępnionej przez sprzedawcę nie będą zgodne z wizualizacją, którą nabywca wygeneruje np. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub w swoim programie komercyjnym. Wątpliwości budzi też wskazany sposób prezentowania danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Struktura logiczna FA(3) zawiera element „FaWiersz”, w którym znajduje się m.in. pole „P_7” dotyczące nazwy towaru lub usługi. Natomiast nie zawiera pola „opis pozycji”, który został wskazany we wniosku przez podatnika.”
Najdalej idącą konsekwencją tych interpretacji jest jednak konkluzja, zgodnie z którą „gdy Wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy”. W praktyce oznacza to ryzyko potraktowania wizualizacji jako dodatkowej faktury dokumentującej tę samą transakcję, a w konsekwencji ryzyko zapłaty podwójnego VAT.
Podsumowując, chcemy przy tym jednoznacznie podkreślić, że uznajemy prezentowane stanowisko interpretacyjne za daleko idące i potencjalnie kontrowersyjne, w szczególności wobec braku regulacji ustawowych dotyczących bezpośrednio wizualizacji faktur ustrukturyzowanych.
Niemniej jednak, w świetle omawianych interpretacji wizualizacja faktury przestaje być traktowana jako drugorzędny element procesu fakturowania, a zaczyna stanowić istotny obszar ryzyka podatkowego. To z kolei oznacza, że procesy związane z generowaniem i przesyłaniem wizualizacji wymagają dziś znacznie większej uwagi niż jeszcze kilka miesięcy temu. Nawet pozornie drobne różnice mogą bowiem prowadzić do bardzo poważnych konsekwencji podatkowych, w tym ryzyka zakwalifikowania wizualizacji jako odrębnej faktury w rozumieniu art. 108 ustawy o VAT, a co za tym idzie, obowiązku zapłaty VAT po raz drugi od tej samej transakcji. Jeżeli chcieliby Państwo zweryfikować zgodność wizualizacji faktur z plikami XML pochodzącymi w KSeF oraz ocenić potencjalne ryzyka podatkowe w tym obszarze, zachęcamy do kontaktu.
---------------------------------------------------
1 https://www.taxpoint.pl/blog/wizualizacja-faktury-ustrukturyzowanej---jak-powinna-wygladac
