Wystawianie faktur w KSeF to nowy obowiązek dla podatników dokonujących dostaw towarów i świadczących usługi. Istnieją jednak przypadki, w których faktura wystawiana jest nie przez sprzedawcę (podmiot dostarczający towar lub wykonujący usługę), ale przez drugą stronę transakcji – nabywcę. Stosowana jest w takim przypadku tzw. procedura samofakturowania (ang. self-billing). Jej ogólny mechanizm działania i wymogi wynikające z przepisów nie zmieniają się w związku z KSeF. Modyfikacjom ulegnie natomiast forma dokumentu – nabywca towarów i usług zobowiązany będzie do wystawienia w imieniu sprzedawcy faktury ustrukturyzowanej z wykorzystaniem KSeF. Aby to zrealizować, niezbędne będzie podjęcie odpowiednich kroków przez obie strony transakcji.
Dla faktur wystawianych przez nabywcę w imieniu sprzedawcy znajdują zastosowanie ogólne zasady wynikające z KSeF. Oznacza to, że skoro dochodzi do sprzedaży, z którą ustawa wiąże konieczność wystawienia polskiej faktury, to fakturę self-billingową nabywca powinien wystawić z wykorzystaniem KSeF. Od tej ogólnej reguły przewidziane są pewne wyjątki wynikające z projektu rozporządzenia MF znajdujące zastosowanie w odniesieniu do samofakturowania z udziałem podmiotów zagranicznych. Szczegóły tego wyłączenia omawialiśmy we wpisie dostępnym pod: https://www.taxpoint.pl/blog/kiedy-faktury-nie-trzeba-bedzie-wystawiac-w-ksef---przeglad-wylaczen.
Podstawą prawną samego samofakturowania nadal pozostają te same przepisy ustawy o VAT (art. 106d ust. 1 ustawy o VAT). Zgodnie z tą regulacją, jeżeli strony zawrą umowę przenoszącą uprawnienie do wystawiania faktur ze sprzedawcy na nabywcę i z umowy tej wynikać będzie procedura zatwierdzania (akceptacji) poszczególnych faktur przez sprzedawcę, to wystawione przez nabywcę faktury są prawnie obowiązującymi dokumentami na gruncie VAT. Kluczowa jest tu akceptacja faktur wystawionych przez nabywcę ze strony sprzedawcy. Taka zaakceptowana faktura to nie tylko dokument potwierdzający sprzedaż, na podstawie którego sprzedawca rozlicza VAT (i wykazuje go w pliku JPK_V7). Zatwierdzenie ma też znaczenie dla nabywcy. Tylko bowiem faktury wystawione w procedurze samofakturowania, które zostały zaakceptowane przez sprzedawcę dają nabywcy prawo do odliczenia VAT (art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT).
Tego ogólnego mechanizmu działania samofakturowania nie zmienia KSeF, w szczególności nie zostanie wprowadzony centralnie zarządzany i obsługiwany przez KSeF protokół zatwierdzania (akceptacji) faktur self-billingowych. W dalszym ciągu będzie to kwestia ustaleń umownych istniejących między stronami nieobjęta w ogóle KSeF. Warto więc przyjrzeć się tym ustaleniom pod kątem KSeF pamiętając, że akceptacja (lub odrzucenie) faktur powinno bezwzględnie nastąpić przed formalnym wystawieniem faktury w KSeF, tj. przed oficjalnym wprowadzeniem jej przez nabywcę do obrotu prawnego w postaci przesłania faktury ustrukturyzowanej w formacie XML do KSeF. Pozwoli to na uniknięcie wątpliwości związanych ze statusem takiego dokumentu i jego mocy wiążącej dla stron. W przeciwnym razie, może bowiem dojść do paradoksalnych sytuacji, w których faktura będzie jednocześnie wystawiona (przesłana przez nabywcę do KSeF) ale niezaakceptowana przez sprzedawcę (bo sprzedawca nie zatwierdził dokumentu wystawionego w jego imieniu przez nabywcę i ma do niego uwagi). Na ryzyko w tym zakresie oraz konieczność akceptacji faktur przed ich ostatecznym wystawieniem i przesłaniem do KSeF wskazywało również Ministerstwo Finansów w toku prowadzonych konsultacji.
Samo wystawienie poprawnej faktury self-billingowej w KSeF wymaga spełnienia dwóch dodatkowych warunków. Po pierwsze, nabywca musi uzyskać odpowiednie uprawnienie techniczne do przesyłania dokumentów w imieniu sprzedawcy do KSeF (o uprawnieniach KSeF przygotujemy odrębny wpis bo to szeroka i skomplikowana materia z uwagi na fakt, że cały KSeF oparty jest o model uprawnień). Bez takiego uprawnienia wystawienie w KSeF faktury przez nabywcę nie będzie możliwe. Po drugie, bezwzględnie należy również pamiętać o umieszczeniu przez nabywcę na fakturach adnotacji „samofakturowanie”. Taki wymóg wynika z przepisów obecnie i zostanie utrzymany w KSeF. Struktura przewiduje w tym zakresie obligatoryjne do wypełnienia i dedykowane pole (element schemy: Faktura/Fa/Adnotacje/P_17), któremu każdorazowo wystawiając fakturę należy przyporządkować wartość „1” (dla faktur wystawianych w procedurze samofakturowania przez nabywcę) lub „2” (jeżeli faktura nie jest wystawiana przez nabywcę, tj. wystawia ją sprzedawca).
Prawidłowo wystawiona przez nabywcę w KSeF faktura z wykorzystaniem procedury samofakturowania powinna być od razu dostępna dla sprzedawcy w interfejsie KSeF. Wyzwaniem będzie w tym przypadku zidentyfikowanie takich faktur w KSeF i ich obsługa. KSeF nie ma bowiem wbudowanej funkcjonalności polegającej na przekazywaniu sprzedawcy informacji, że w jego imieniu została wystawiona faktura. Dodatkowo, w odniesieniu do takich dokumentów konieczne jest ustalenie odrębnego procesu w zakresie danych wsadowych wykorzystywanych przy księgowaniu. Zasadą jest bowiem, że faktura tworzona jest w oparciu o informacje znajdujące się bezpośrednio w wykorzystywanym systemie finansowo-księgowym, po czym wystawiana jest z wykorzystaniem KSeF oraz raportowana w pliku JPK_V7. W przypadku samofakturowania będzie odwrotnie – to faktura wystawiona w KSeF (plik XML) przez nabywcę będzie musiała zostać odpowiednio zaimportowana przez sprzedawcę do własnego systemu finansowo-księgowego po to, aby mogła zostać następnie zaksięgowana po stronie sprzedaży i wykazana w pliku JPK_V7 w ramach rozliczenia miesięcznego (kwartalnego). Aby proces ten przebiegł sprawnie, konieczne jest ustalenie odpowiedniej komunikacji z API KSeF.
Samofakturowanie w KSeF wiąże się z istotnymi wyzwaniami technicznymi i organizacyjnymi. KSeF nie zawiera w sobie wbudowanych funkcjonalności mających za zadanie ułatwienie rozliczeń w ramach tej procedury. Zmiana modelu wystawiania faktur to dobry moment na weryfikację zapisów umownych, stosowanych procedur oraz ustalenie nowych reguł mających na celu zabezpieczenie pozycji sprzedawcy i nabywcy.
