Zamknij
Ta strona wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies, które są wymagane do jej prawidłowego działania. Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących. Szczegóły znajdziesz w naszej polityce prywatności.
Zgadzam się
Przy ustalaniu daty otrzymania faktury należy pamiętać o sytuacjach, w których moment ten określany jest według zasad szczególnych. Chodzi tu o tryby szczególne fakturowania z wykorzystaniem KSeF. W ich przypadku konieczne jest wypracowanie i implementacja odrębnych procedur postępowania z fakturami zakupowymi. Ma to istotne znaczenie z perspektywy prawidłowego rozliczania transakcji.
Data otrzymania faktury w KSeF według zasad ogólnych była przez nas omawiana w ostatnim wpisie (https://www.taxpoint.pl/blog/kiedy-faktura-ustrukturyzowana-bedzie-otrzymana-w-ksef). Od tej zasady obowiązują jednak pewne wyjątki związane z fakturowaniem w oparciu o tzw. tryby niestandardowe KSeF. Szczegóły dotyczące poszczególnych trybów niestandardowych i kiedy mogą być stosowane dostępne są pod: https://www.taxpoint.pl/blog/fakturowanie-online-w-ksef-oraz-tryby-nadzwyczajne.
Pierwszy z nich to offline24. W przypadku podmiotów zobowiązanych do korzystania z KSeF obowiązuje zasada, zgodnie z którą faktura jest przez takiego nabywcę zawsze otrzymana w KSeF. Nie ma innej drogi otrzymania faktury. W związku z tym, niezależnie od tego co zrobi sprzedawca – wystawi fakturę offline24 z dwoma kodami QR czy też wygeneruje ze swojego systemu potwierdzenie transakcji, oba te dokumenty pozostają bez wpływu na sytuację nabywcy. Zawsze konieczne jest odebranie faktury w KSeF. Skoro tak, to moment otrzymania takiej faktury wyznacza nam chwila nadania fakturze numeru identyfikującego przez KSeF.
Przykład: Sprzedawca wystawia fakturę w trybie offline24 (lub potwierdzenie transakcji) 2 lutego 2026 r. Nabywca dysponuje tym dokumentem tego samego dnia. Sama faktura jest natomiast przez sprzedawcę przesłana do KSeF dzień później – 3 lutego 2026 r. W tym samym dniu system nadaje jej numer KSeF. Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest 3 lutego 2026 r. (mimo, że już 2 lutego dysponował dokumentami związanymi z transakcją).
Inna zasada dotyczy nabywców nieobjętych obowiązkiem korzystania z KSeF (np. podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce do VAT). W ich przypadku kluczowe znaczenie ma moment faktycznego otrzymania faktury poza KSeF i w sposób uzgodniony przez strony.
Przykład: Sprzedawca wystawia fakturę w trybie offline24 (lub potwierdzenie transakcji) 2 lutego 2026 r. Nabywca dysponuje tym dokumentem tego samego dnia. Sama faktura jest natomiast przez sprzedawcę przesłana do KSeF dzień później – 3 lutego 2026 r. W tym samym dniu system nadaje jej numer KSeF. Datą otrzymania faktury przez nabywcę niezobowiązanego do korzystania z KSeF jest 2 lutego 2026 r.
Analogiczne reguły obowiązują w przypadku faktur wystawionych w okresie niedostępności KSeF. W tym przypadku, faktura również uznawana jest za otrzymaną w momencie przydzielenia jej numeru KSeF. Konieczne jest więc jej otrzymanie z wykorzystaniem KSeF. W przypadku podmiotów nieobjętych KSeF, liczy się moment faktycznego otrzymania faktury.
Przykład: 2 lutego 2026 r. od godziny 23:00 do 3 lutego do godziny 3:00 trwają prace serwisowe związane z KSeF (niedostępność ogłoszona w BIP oraz w oprogramowaniu interfejsowym). Spółka wystawia w tym czasie faktury poza KSeF i przekazuje je nabywcy. Do KSeF faktury przesyła 4 lutego 2026 r. Tego samego dnia, KSeF nadaje im również numer identyfikacyjny. Nabywca zobowiązany do korzystania z KSeF, otrzymuje te faktury 4 lutego 2026 r. Datą otrzymania ww. faktur przez nabywcę nieobjętego obowiązkami związanymi z KSeF jest moment ich faktycznego otrzymania (przed wysyłką do KSeF) – odpowiednio 2 lub 3 lutego 2026 r.
Inne reguły obowiązują w odniesieniu do awarii. W przypadku faktur wystawionych w okresie awarii KSeF datą otrzymania faktury jest moment faktycznego ich otrzymania (poza KSeF) lub dzień, w którym fakturze nadany został numer KSeF (=faktura została przesłana do KSeF po zakończeniu awarii) – w zależności od tego, co nastąpiło wcześniej. Przy podmiotach nieobjętych obowiązkowym KSeF, decyduje data faktycznego otrzymania dokumentu.
Przykład: W okresie od 7 kwietnia 2026 r. do 13 kwietnia 2026 r. nastąpiła awaria KSeF. Faktury były w tym okresie wystawiane przez dostawcę i przekazywane na bieżąco nabywcy mailem. Po zakończeniu awarii, faktury zostały do KSeF dosłane (data przesłania i nadania fakturom numeru KSeF – 20 kwietnia). Datą otrzymania faktur przez nabywcę są poszczególne dni z okresu 12-20 kwietnia 2026 r. (bo nastąpiło to wcześniej niż odebranie z wykorzystaniem z KSeF).
Ostatni z trybów to tzw. awaria całkowita. W takiej sytuacji faktury nie są przesyłane w ogóle do KSeF. Datą otrzymania pozostaje zatem dzień, w którym nabywca faktycznie otrzymał fakturę.
Masz pytania dotyczące zasad działania KSeF i zastanawiasz się jak KSeF wpłynie na prowadzoną przez Ciebie działalność? Zapraszamy do kontaktu!
